如何开好一场有效的项目会议?

工作中难免会碰到开会,但是很多会却未必达到想要的效果。有时才开半小时的会议,比看个2小时的电影还觉得久;又有的时候一场会议下来三四个小时,结束后却发现毫无重点毫无主题,团队怨声不断。

如何开好一场有效的项目会议?

01、如何开一个有效的项目会议

现在公司的会通常越来越长,而且呈现增长趋势,还经常组织闭关会议。会议通常有两类:务虚和务实。

先说说如何开一个有效的项目会。

1、会议关键事项

a、会议有明确的目标;

b、参会人员有具体的分工;

c、会后有摘要的会议记录。

2、会议要求

a、会议时间不宜超过30分钟;

b、参会人员要有每日的工作计划,做到有备而来;

c、需要关注的内容有:项目延时、资源冲突、外部协调;

d、项目经理需要有一个全局的视图能够及时发现上述问题。

3、提升自己的认知

a、永远别认为你的就是对的,认知是不断的提升的进程;

b、就算是决策会议,如果有问题,后续私下也必须解决。

02、让无聊的会议变得有趣

与电影只能单向接受信息不同,会议必须是互动的。而现实是一场会议结束,无聊沉闷至极,而一场电影看完却记忆难忘。WH?

可能是因为饼画的太大,没人能够接受,与会人无法达成共识;要么是心中一万个草泥马奔腾,于是就眯着眼睛睡觉。会议比电影无聊的核心原因是:会议缺少戏剧性。

会议是一群人在一起讨论事情,产生理念分歧再正常不过,甚至会议要刻意的去挖掘的潜在冲突,达成或强化实质上的一致结果。但大多数公司,在开会时往往视冲突为 “破坏团队和谐氛围” 的行为,“息事宁人” 则是当冲突发生时的第一反应。

世界上最无聊的开会方式就是假装冲突不存在。为了使会议脱离枯燥,作为会议领导者,必须率先找到参会成员无法达成共识的冲突点,并且充分挖掘冲突。

你可能会疑问,鼓励冲突不就是激化矛盾吗?这样会不会促使讨论失控甚至升级为撕逼大战?这时会议的领导者(或主持人)是至关重要的角色。就像是拳击场上的裁判。而避免冲突演变成私人矛盾的关键点在于:

会议领导人要在冲突升级时打断双方,提醒他们当前的讨论很好,有分歧是对的,领导者可以重新澄清一下双方观点,给予一些总结性建议,并且鼓励继续充分的挖掘冲突。

避免冲突演变成撕逼,应该在会议之前,设立讨论的三个原则:

1、杜绝人身攻击

“我不认同你的观点,因为你就是个屌丝!”

“我是屌丝,你是脑残!”

这是最典型的逻辑谬误,以人身攻击替代事实依据作为反驳对方观点的手段,无能且低素质的表现。

2、保持善意揣测,不怀疑动机

冲突应当仅 “对事实是否如此“ 做争论,而不应对持有某种观点的人背后的行为动机做怀疑,动机不可证明,怀疑动机只能使冲突转向私人矛盾的方向发展。

3、就事论事,既往不咎

“我反对举办这次活动,因为你以前办的活动简直糟透了。”

争论只应当局限在当前问题的范围内,不应当把历史事件拿出来用做判断现在的事实。

03、提高低效的会议效率

即便会议已经充满戏剧性,火药味十足,无论是讨论者还是听者都能全神贯注参与,但是会议依然不会成功。WHY?

因为很多公司开的会,把执行、策划、决策、战略、提振员工气势等等诸多目的讨论放到一个会上,每当会议开始,就成了一场漫长混乱的 会议大杂烩。没有重点,没有主题。这样的会议谈何效率。

所以我们必须把会议的类型明确下来,究竟是决策会,还是讨论会,主题当然也必须明确。除此之外,还有三种会议角色必不可少:

1、主持人

开会前,应该明确主持人,通常就应该是决策者或者执行负责人;

2、时间提醒人

也可以叫时间长老,应当有人把控会议时间,做发言的用时提醒;

3、会议记录人

安排会议记录,把会议的目的、议题、结论、存疑等都记录清晰,以便跟进。

会议的好坏,主要是由主导和参加会议的人的态度和方式所决定的。有了以上新的思路,希望题主能用生命开好每一个会议。

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