WMS系统 | 订单生产时的异常情况

仓储系统接收到上位的用户订单后,会生成波次并进行单据打印,然后经过拣货、分拣、打包、发货等过环节,最后交接给物流公司进行配送,用户签收后此订单履行完成,这其间订单状态也会随着作业进展不断的更新变化,且状态会实时同步到OMS,在内部ERP、客服系统及端购物平台进行展示。

WMS系统 | 订单生产时的异常情况

但在履单的过程中会有各种情况出现,有用户原因、仓储原因或系统原因,这都会导致订单生产中断,需要特殊流程处理,本篇就简单说一下这部分内容。

用户取消异常处理

之前在总结《订单的状态》时,个人将其分为三部分:

1.用户相关的状态,即用户在我的订单中可以查看跟踪的订单状态变化。

2.仓库/商家的状态,是指订单分配到仓库或商家后,在其作业过程中产生的状态。

3.物流状态,即仓库/商家发货后,包裹发货到用户签收过程中的相关状态。

用户的操作会影响到仓库的订单状态,主要影响就是用户下单后取消订单,如果订单已经下发到仓库,那么仓内订单的状态就需要根据作业进展进行相应的处理。

WMS系统 | 订单生产时的异常情况

对于订单取消在上位系统进行库存占有的释放,同时生成退款单给用户退款(如果已经支付),这里主要是针对仓内WMS的讨论。

在仓库内,主要是上图中几个作业环节,需要进行WMS系统库存及实物的处理,在上位系统中订单是取消,对于仓内则归结为作废订单。

波次及单据打印环节

在此环节,WMS系统根据受理的订单,根据规则生成波次即拣货批次,然后进行单据打印。

当WMS收到用户取消订单指令时,由于未出库原则上是可以取消的,且有些是用户外呼客服强烈要求的,为了用户体验虽然下发到仓库,可以拦截进行取消,后续取消场景原因是一样的。

此时系统可以将取消订单对应的波次取消重新生成,释放取消订单占有的货位库存,且系统重新规划拣货路径。

拣货环节

此时如果单据已经打印且开始拣货,那么在拣货时需要在手持中根据系统提示,停止取消订单的商品拣货,但由于多商品多订单拣货是按商品拣货的,而不像单件商品订单或单个订单,有时订单取消是在拣货进行时收到的指令,此时几种拣货类型的订单分别作处理。

已拣货的单件商品订单可以停止,继续下一个拣货任务,最后交由异常处理组进行订单作废流程操作;单个订单则直接停止拣货交给异常处理组即可。

多件商品多个订单可以继续拣货,在分拣后将作废订单取出,交由异常处理组进行作废流程操作。

具体系统流程与库内操作需要配合,不能单纯依赖人工或系统来处理。

分拣、打包与发货

分拣与打包最终都是进行单个订单的处理,分拣是将商品与订单进行一一匹配,然后进行打包,打包则是针对已经分拣后的订单进行包装,此时如果收到订单取消指令,则可以交由异常处理组走订单作废流程。

多数情况一个订单只有一个包裹,但有的订单商品过多会有多个包裹,如大宗订单等。此时如果收到订单取消指令,则需要在WMS系统中查询面单,然后将作废订单涉及的包裹全部交由异常处理组走订单作废流程。

配送环节

在此环节订单一般是不允许取消的,因为订单包裹已经交由第三方物流,如果进行订单拦截流程比较复杂。

但有时因为系统促销活动出现恶意订单或问题订单,为了避免公司损失仍需要进行拦截,此时可以由WMS系统提供订单及包裹单的物流单号,由物流公司进行拦截,拦截订单对于配送公司可能属于滞留件,最后返回仓库,由仓库作拒收入库等流程处理。

对于非用户发起的取消,为了避免用户投诉,前端不会显示物流信息,拦截后直接作实物回库流程。

以上订单取消,在发货前只涉及WMS与上位OMS系统商品库存、订单状态或用户退款,但当已经发货后如果拦截,且拦截时间跨天,那么在系统上就要保证一出一入两个单据即订单出库与订单取消入库,主要是考虑财务数据的影响。

缺货或多货

WMS系统 | 订单生产时的异常情况

缺货从用户下单到订单发货,始终会存在,在库存管理中也会针对缺货商品进行监控、补货。

OMS下发时缺货

在用户下单时如果无库存正常情况是无法提交订单的(预售、可订等活动除外),但在高并发的时候系统仍旧会产生商品超卖,此时当OMS向仓库下发订单时,就会出现缺货订单;此外如果仓库进行正转残、报损等也会有同样的情况。

此时如果上下位库存核对后均没有问题,缺货订单会交由客服外呼用户进行处理,一般情况会做缺货拆单、整单取消或等补货后再发货。

波次及单据打印

当WMS系统已经接收上位下发的订单,准备生成拣货波次,此时如果有商品可用量不足,将会导致订单延误,此时系统会将涉及的缺货订单同步给异常处理组,进行库内商品的核实,如果缺货可以通过从存货区向拣货区补货,保证订单正常流转。

如果商品确实数量不足,则进行缺货订单处理,由客服进行外呼,走异常订单处理流程。

拣货时缺货或多货处理

在拣货过程中如果待拣数量与货位数量不一致「缺货」,此时需要拣货人员查看邻近货位或对面货位等是否有拣货的商品,这个在拣货流程梳理时也提到过。

如果确实缺货,那么这时需要进行缺货确认,此时系统会针对此货位生成一张盘点单,同时冻结此货位商品,待盘点组核实后再释放。

拣货时一般不会处理系统提示的货位数量比实际货位数量少的场景,这会降低拣货效率,在出入库时都进行数量核对也是盘点的一种方式,这就是所说的动态盘点。

分拣与打包的缺货或多货处理

二次分拣时会有缺货商品订单,此时在分拣完成后会交由异常处理组进行缺货订单处理流程。

当分拣后出现商品多的场景,则需要将商品进行货位的核对,交由异常处理组根据货位进行商品上架并核对商品数量与系统数量是否一致。

打包与分拣处理过程相同,对于缺货订单,一般是会进行缺货订单的打印,重新针对缺货商品拣货,保证订单快速履单。

总结

订单取消「作废」与商品缺货是订单生产过程最常见的两种异常,对于取消「作废」订单需要进行商品的重新上架,这些仍旧属于商品的货位移动。

无论哪个环节的缺货订单处理流程都类似,有缺货拆单(如果确实少商品);缺货订单打印、缺货订单拣货、打包流程。

缺货处理主要是确认是上位处理还是在仓储处理,如果仓储缺货,状态需要同步到OMS系统中,同时需要客服介入外呼。

订单在生产时随着状态变化,商品进行不断的转移,在转移过程中的路径轨迹如果系统记录详细,对于异常的处理也会容易。

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