产品人的项目管理:启动、推进、复盘

在实际工作中,作为管理者,除了要掌握超强的业务能力,还需要能够具备“推项目、拉团队”的能力。这里我们来探讨如何系统性进行团队的项目管理。

产品人的项目管理:启动、推进、复盘

在项目管理中的三个关键动作即启动、推进、复盘

  • 启动:目标方向的共识
  • 推进:流程方法的共识
  • 复盘:团队问题的共识

一、启动

众所周知,军队在出征之前,都要有誓师大会。大会上统帅要向战士宣布作战的意义,表示作战的目的和决心,以鼓舞士气。

商场如战场,当我们启动一个新项目的时候,也需要一个类似誓师大会的场景,来向团队成员们鼓舞士气,表明决心,告知目的的意义等等。具体的表现就是开一场项目启动会。

在开项目启动会时,我们需要讲清楚:

  • 为什么要做(背景)
  • 具体怎么做(规划)
  • 有谁参与(人员)
  • 协作方式(流程)
  • 马上要做什么(执行)

一般项目有两种典型的场景,一种是在成熟业务中开展项目,一种是从零到一探索项目,这两种场景下,有关项目启动会上的侧重点和讲法策略是不一样的。

1.成熟业务

成熟业务中开展的项目,在启动会上宣讲的核心目的是让大家意识到问题的严重性,就是在业务中,问题已经严重到了不得不解决的状态,所以最关键的是让大家形成对问题的共识。

成熟业务下的项目启动会时讲解的内容案例

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成熟业务项目宣讲tips

  • 生动讲解:有理有据,声情并茂,表现问题严重性
  • 清晰规划:里程碑的时间节点和验收标准要非常清晰
  • 详尽资源:涉及到很多上下游,把资源提供方和资源清单明确下来
  • 重塑协作:如果原有工作方式有问题,需要重塑团队协作方式

成熟业务的宣讲会一般在1个小时以上不超过2个小时

2.从零到一

从零到一的业务,因为本来就是探索型项目,失败的概率很大,所以要让团队成员理解到我们做这件事情多的目的和使用感,这件事非我们不可,同时要提前让大家做好心理准备,做好打硬仗的准备。

从零到一的项目启动会时讲解的内容案例

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从零到一项目宣讲tips

  • 详细阐述背景:从零到一的项目需要花大量时间阐述我们为什么要做:用户痛点,我们的优势,市场竞争情况,提供demo和增长计划等。
  • 明确协作方式:因为是新团队,更需要将大家拧成一股绳,所以有必要提前沟通确定协作方式。
  • 提前准备Q&A:从零到一的项目,团队未知内容较多,必须提前准备好Q&A。

从零到一的宣讲启动会一般在2-5小时。

开展新的项目时,团队负责人有可能是空降过来的,或是担任临时成立的一个虚拟项目组leader。管理这样一个团队,首先必须达成相互之间的信任感,而刚开始的做好办法就是做一场就职演说。

就职演说包含四个方面:

  • 我的经历/生活是什么样子
  • 我能够为团队带来什么
  • 我需要团队提供什么
  • 我鼓励什么样的写作方式

总之,启动会的目的是为了让团队成员对于项目,达成在目标上和方向上的共识,同时明确日常工作的协同和规则

二、推进

开完项目启动会后,团队就要开始投入到实际项目中了。这个时候,首先要从流程上解决而共识的问题,包括团队成员内部的共识,与项目外部成员的信息同步,以及新人进入团队对于项目的理解等。

在协作机制上,可以通过三个要点,即会议、汇报与文档,达成流程和方法的共识。

  • 会议:团队内部共识问题
  • 汇报:内部与外部共识问题
  • 文档:新人与老人共识问题

1.会议

对于团队内部对于问题的共识,可以通过会议来达成。站立会用来提高当日信息沟通的效率,周会用来同步本周的核心重点工作和下周核心目标,评审和上线都可以开展相关的会议。

一些典型的会
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会议原则:

  • 会议邀请:会议参与人提前邮件通知会议的目的和内容框架
  • 会议进行:主持需开宗明义,控制时间;总结时重复关键信息,确认Todo
  • 会后跟进:将会议宣讲内容同步所有参与者,并将会议记录归档

2.汇报

通过对外汇报团队项目的进度,有利于获取外部的认可和帮助。主要包括团队周报、里程汇报和突发情况汇报三种方式,其中,团队周报与里程碑汇报是最常见的两种。

需要汇报的情况

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3.文档

对于新人无法快速上手项目的问题,我们可以通过更好的文档沉淀,更高效地帮助新人融入团队。有两种类型文档,一种是文件资料的沉淀,方便查询;另一种是帮助说明文档,帮助完成一些简单的任务。

两种典型情况的文档沉淀,历史工作文件与工作方法的沉淀

总之,我们需要通过各种方法,协作机制的目的就是达成项目方法与流程的共识。

工欲善其事必先利其器,这里,项目就是“事”,方法与流程就是“器”,达成方法与流程的共识,才能更加高效地推进项目。

三、复盘

项目推进是按照阶段来进行的,每进行一个阶段(工作1-2个月/达到里程碑后),都有必要进行阶段性的总结和复盘,将这一阶段中的难点和重点梳理出来,总结经验和规律,方便项目进行下一个阶段的推进。

1.复盘的目的

  • 关注团队和成员状态
  • 将成功的经历变成规律
  • 将失败的教训变成经验

2.项目复盘的步骤

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2.1收集问题

会前匿名收集员工自己的感受和对团队的感受

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2.2分析问题

分析之前收集到的成员对于项目中自我和团队的评价,同时整理亮点和问题。

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2.3讨论问题

开复盘会,通过将亮点问题上投票,形成目前状态与问题的共识。

  • 同步目前的团队状态
  • 将亮点上墙,通过投票展开找到前5个亮点
  • 将问题上墙,通过投票展开找到前5个问题
  • 总结亮点与问题

2.4解决问题

将亮点提炼为规律沉淀知识库,并且把问题找到原因,写出改进的Todo

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2.5注意事项

项目复盘原则:

  • 有合适主题:会前决定复盘主题,讨论不能太发散
  • 对事不对人:讨论过程中关注结构化的原因,而不去个人批斗会
  • 会后跟进:一定要有人进行复盘达成Todo的跟进

时刻提醒自己,未能达成团队问题共识的复盘行为,是不达标的。

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