如何建设电子发票系统,才好用省钱?

餐馆就餐、网上购物、外出旅行都是电子发票了,看来这两年电子发票真快普及了。那么,企业的电子发票系统都是如何建设的呢?

如何建设电子发票系统,才好用省钱?

大多资料都是介绍在什么场景下,推荐采用什么样的建设方案。但是,很少去讲怎么搞能降低企业的使用成本?

怎么搞更让企业使用起来更顺手?

今天,我以搞过的一个电子发票开票系统为例,说一下是如何降低企业电子发票系统使用成本,提升使用体验的。

01、电子发票涉及的关键系统

在纸质发票年代,若想开票要么是ERP等业务系统直接对接税控开票系统,要么是人工到税控开票系统录入信息开票。开票后把纸质发票交付给客户。

简单来说,开电子发票就多了开票信息生成电子发票文件、加盖电子签章、电子发票存储、电子发票推送的过程。

因此,与纸质发票相比,就多了一个电子发票服务平台。这个平台一端连着税控开票系统,以便把每笔电子发票信息第一时间传到税控系统;一端连着企业ERP或其他产生发票数据的业务系统。若业务量小,也可以手工到电子发票服务平台录入开票信息。因此他们三者的逻辑关系如下图。

如何建设电子发票系统,才好用省钱?

这里还需要说明三点。

一是、为了简单明了的说明电子发票涉及哪些系统,上图略去了每个系统的部署方式。

二是、电子发票服务平台,都是需要税务部门认证的服务商提供,要么怎么和税控开票系统交互数据呢,怎么能随意在电子发票文件上加盖企业的电子签章呢。

三是、有些企业外购的ERP或业务系统,已具备电子发票服务资质,比如用友、金蝶的ERP,相当于业务系统与电子发票服务平台是一体的,这种情况下,业务系统直接对接税控开票系统。有些企业自研的业务系统或购买的业务系统,没有电子发票开票资质,就需要与具有电子发票资质的系统对接,比如与航信、百旺对接。航信、百旺的系统,再与税控开票系统对接,他们的对接是非常简单的,甚至企业是无感的。

02、常用开票方式及关键步骤

如何建设电子发票系统,才好用省钱?

先给大家说一下常用的电子开票方式,然后在说一下如何节省成本,如何用着更舒服。

在开发票前,需要先把开票信息提供给电子发票服务平台。在哪里提供呢?

超市购物、餐厅就餐、景区停车,一般可以扫描小票上的二维码提交开票信息。

电商购物,一般可以在提交订单时附带发票信息,或订单完成后基于订单单独提交开票信息。

还有些线下服务商,让在他们的公众号里,选择订单后提交发票信息。

对于这些发票信息的提交,我们可以理解为是在业务系统提交的,然后由业务系统提交给电子发票服务平台。

很多时候,用户提交开票数据后,并不能够立刻拿到电子发票文件。

这地方就是花钱多少的一个重要点。

若想与电子发票平台直连“秒开”发票,这种对接方式,用户立等取票,也不用增加任何人工成本,缺点就是贵。

用户不能直接拿到发票,一般是没有与电子发票服务平台直连,需要人工按一定格式把开票数据导进去。这种方式一是慢,二是还需要人工去干这个事儿,优点是比直连的便宜的多。

电子发票开具后,一般会告诉用户一下,电子发票开好了,可以拿到电子发票文件了。

怎么告诉用户呢?一般由电子发票服务平台短信通知用户,或由其发邮件给用户。企业稍作二次开发,也可以把开好的发票文件挂到自己业务系统的订单下,供用户备查或二次收票。让客人通过短信接收电子发票时,短信中会带有发票链接,同时会带有电子发票服务商的名称。

这里有两个细节需要交代清楚,一是让用户通过短信接收发票文件,需要把用户的手机号提供给电子发票服务平台;二是发送的短信中默认带有电子发票服务商的公司名称,这让用户收到短信后会很诧异,这是哪里开的票?

若想去掉短信中电子发票服务商名称,可以,但需要定制短信,这涉及到多花钱。大概原来发三条短信的钱,现在只能发一条。通过邮件接收电子发票,也会存在电子发票服务商品牌露出的问题,若想定制,可能也要单独付出成本。

上述就是常用的电子开票方式及关键步骤。这里面对于企业来讲,有如下几个问题,考虑考虑是否可以降低成本或提升体验?

把每一单用户的手机号都提供给电子发票服务商,你是否乐意?

不让电子发票服务平台给用户发短信,能否自己发?这样也能避免电子发票服务商的品牌露出。

人工导入方式便宜,但需要耗人工,且用户拿到发票的时间长,有没有其他的便捷方式?

除税控系统外,企业能否自己构建一个电子发票后台,方便按订单查询开票情况?

03、降低成本提升体验的方式

本部分文字不多,但是是本文的重头戏。

电子发票服务平台,有专门的接口获取发票文件的地址。建议企业获取电子发票文件后,在把发票文件挂到自己系统订单下面的同时,通过自己的消息系统给用户发送短信、邮件,告诉用户发票已经开好。这样,短信模板、邮件模板可以自由定制,且短信成本低。更不用担心泄露用户手机号的事儿。

既然能够获取发票文件的地址,业务系统是自己的,自己搞一个电子发票后台,提供发票查询,甚至提供申请开票功能也不是什么难事儿。按照自己想法做的东西,肯定比税控后台用着顺手。

至于人工导入方式,要不想多花钱还想解决。请多想想,看看自己能否搞一个自动申请开票的工具,这样把开票及时性的问题也一并解决的。

04、结束语

对于电子发票的接入方式,接入过程,电子发票服务商及网上都有资料,本文没有提供。

本文主要是讲站在企业角度,如何降低电子发票的开票成本,并且提升自己的使用体验,用着更顺手。

#专栏作者#

作者:王晓明,微信公众号:产品人晓明,一个互联网后台产品人,工作、生活、读书、成长、理财等的思考与分享。

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