5个阶段,解读公司内部项目审批流程

合同管理指的是企业根据内部控制的要求,对合同立项、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、合同订立、合同履行、变更、终止、解除、纠纷处理、归档和检查等行为进行全过程管理的活动。

5个阶段,解读公司内部项目审批流程

由于目前企业内部管理分工日益精细化、职责日益明晰化,部分企业的财务人员很少参与合同管理,而合同管理人员也很少会考虑合同管理里的财务问题,这就导致了合同管理与财务管理的脱节,影响了企业的经营管理水平和经营业绩。

合同审批的五个阶段

5个阶段,解读公司内部项目审批流程

1.送审:

合同送审,由合同承办人将相关合同草案、事项所涉及的有关原始资料,并在合同审批表中填写齐备后,办理报批手续。

相关合同送审前,必须详细填写合同审批表。

2.部门审核

承办部门负责人审核相关业务需求,签署审批意见。

若有需经部门会签的,应由承办部门负责人将该合同审批表及相关资料,交给其他部门负责人,由其签署意见后,再转法务审核。

相关需部门会签的,包括劳动合同类合同。

部门审核着重对相关业务内容进行实质性审查,签署意见。若同意,转法务审核,若不同意,退回合同承办人。

3.法务审核

接到部门流转过来的合同审批表及合同草稿,法务着重对合同条款、内容的合法性、严密性、可行性进行审查。

经法务审核无问题后的合同,由法务转管理层审核。

4.管理层审核

a.各业务直属(副)总裁对相关合同进行审核,并签署相关意见。

b.一般合同,由业务直属(副)总裁审核后,转总裁审批后即可。

c.重要合同,由业务直属(副)总裁审核后,转总裁办其余副总裁进行会签,再转总裁审批。

d.重大战略合同,经总裁办会签后,需报董事会进行审批。

e.公司印鉴管控人员,见合同审批表及合同草案等相关资料完备后,予以签章。

相关合同签署完毕后,应转法务处进行合同备案归档。

企业进行合同管理会遇到的管理问题

随着市场竞争日趋激烈,能否实现合同管理与财务管理之间的相互融合、相互促进,已经成为企业经营管理工作的重中之重。企业集团或公司在采购过程中,常能够形产生大量的分包合同或者采购合同。如果不进行妥善的管理,就会对企业产生很大的负面影响。

1.各类合同文件在编制上参差不齐,不够规范。

2.合同报表与项目业务的脱节,导致其提供的数据也难为管理者提供有用的支持。

3.财务部门与项目管理部门之间缺乏有效沟通导致的项目分包合同总额超标,很多时候难以实现资源共享,办事效率较低下。

4.企业合同审批流程非常的复杂,往往需要经过部门负责人、法务、管理层、财务等多层审批,不仅耗时长,十分影响合同签署效率。

企业在项目支出管理中应采取的措施

如何最大限度的规避风险,获取更大的收益成为企业必须要考虑的问题。在信息化高度发达的今天,企业需要不断更新财务管理人员的理念,提升其素质,在合同执行过程中要严格控制各项目支出,财务管理人员在做好基础服务的基础上加强合同控制,对合同实行全方位的跟踪式管理,以此来逐步降低风险,提高经济效益。

1.在合同签订前,相关财务人员要积极配合合同管理部门做好准备,谨慎对待,对合同实施分类管理

2.建立健全合同审批制度、变更管理制度、报告和行文制度,使合同变更过程有审批手续,变更后合同内价格的确定有章可循,减少和避免变更的随意性

3.接入信息化系统,将合同信息与业务信息打通,为企业决策赋能

4.将合同审批流程从线下转移到线上

结语

通过合同审批完善合同管理的流程,不断加强合同控制,在审批阶段对合同内容进行经济核算,以不断提升经济管理水平和控制能力,发挥合同管理在管理中的重要作用,保障企业立于不败之地。

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