以资金流入流出看财务系统

回顾财务进销存系统的总结,更多的是以业务流程为主来进行系统的设计,财务最重要的工作是对资金的管理,对盈利和公司财务状况的分析,从而用来指导公司做出正确的经营决策。物流、现金流、信息流在FMS中都有体现,三流合一再衍生出各种报表应该会更好,这里以资金的流转和大家共同看下财务系统应该包括的功能。

以资金流入流出看财务系统

对于公司而言资金分为流入与流出两部分,当流入的资金大于流出资金,那么就说明公司账上有钱,可以持续经营,这也和财务假设相匹配,同时也说明现金流量表的重要性。

对于互联网电商或生鲜行业鲜有盈利的,但是为什么这些公司仍然在经营着,主要是因有现金,19年社区电商倒了不少企业,究其原因是资金链断了,没有钱了。

现在很多公司主要是依赖融资,依靠资方来生存,而不是以主营业务的“自身造血”,扯的远了,我们的FMS财务进销存系统关注的是主营业务即围绕销售订单为主核心业务为主的管理。

销售的资金流入与流出

从用户下单到仓库发货,再到用户签收后退货、换货等流程,都伴随着资金的管理,这里就有支付和退款的双向操作。

首先,从业务上可能会有境内的销售和境外销售,境外销售会涉及到汇率的问题,且境内和境外对接的第三方支付平台也是不是同的,如支付宝和支付宝国际,这需要财务申请开通不同的资金账户才可以。
其次,我们再想下用户下单会有哪些支付方式可以选择。

一般情况上公司为了增加GMV,会开辟很多销售渠道,同时为了提升用户体验会接入很多种支付方式,如支付宝、微信、银付通、银联卡等第三方支付平台;同时还有公司发行的礼品卡、用户积分;为了促销而发放的现金红包、优惠券等。

以资金流入流出看财务系统
以资金流入流出看财务系统

以上的两个图非常之简单,但在互联网电商系统中“支付中心”则非常的重要及复杂,如果一个公司有很多的分公司,而且既有线上销售又有门店销售,那么资金的归属是依赖于公司组织结构的。

京东的资金统一管理就经历了几次的演变,形成了支付中心、资金统一管理、系统对账等几部分,对于中小型的电商企业限于人力、业务的复杂度可以简化一些流程,保证数据流转的正确和完整是关键。

在普通订单业务中主要是正向和逆向,而且现在都是线上支付为主(微信、支付宝占比特大),所以系统的复杂度取决于业务流程,但过多的支付方式接入会增加财务对账、核销的难度。

虽然业务为了增加销售可能引入很多第三方公司,个人觉得前期可以满足最小业务功能的方式尝试,最终要根据销售GMV来衡量评估是否继续,采用多次迭代的方式进行,这应该是最有效的。

公司有一种大宗客户的业务一般占比都很高而且也很有发展前景,这一般是ToB的业务,如节假日的企业员工福利。

在涉及财务资金的流水与流出方面要结合供应链来考虑,一般是采用赊销的方式,即后结算。

资金的流水可以合并支付、分批支付,流出则可以采用与普通订单相同的流程,具体问题具体分析吧。

在资金管理中还涉及到礼品卡和积分等公司内的支付方式,在财务账上的处理是要单独处理的。

如礼品卡是先销售收款后,用户使用时才确定收入,这部分在礼品管理部分有过说明,所以有的时候产生收入但不并代表着有现金的流入,赊销也是一样的,说到这又想到了收付实现制与权责发生制。

有赊销就会有预收款,即提前收取用户钱而后发货,这个对于普通用户来说参与的预售活动就属于这种,礼品卡的销售也属于预收。

对于主营销售业务的资金流出主要是用户发生订单取消、退货而产生流款的逆向流程,现在基本上都是原路实时退款的(微信、支付宝等)。

还有一种就是因为质量等问题给予用户的补偿金,如承担的运费、现金折扣或现金礼品卡等,就都属于现金的流出。

现在由于疫情的原因,买菜到社区的途径很多,像多点、淘鲜达、盒马等依托超市门店的公司在这段时间订单非常多,也有一些社区买菜软件,我看了有的对于订单的逆向流程都是线下的,这极大的减少了系统的复杂度,虽然于信息流来说不完整,但是个人觉得于一些小企业来说,在人力等有限的前提下,越简单越好,抓住用户才是王道。

以上都是围绕销售订单来说的,此时总结下FMS系统,应该有支付中心负责订单的支付与退款,支付中心是非常重要的,它与订单购物流程中的结算紧密关联,它是与第三方支付进行对接的平台,要保证数据的完整性与准确性。

对于各种渠道的支付最终都应该进行统一管理即对账平台中的应收对账,保证资金与单据相符,这里包括所有的支付方式。

采购的资金流入与流出

对于采购业务同样涉及到资金的流入与流出,但由于属于应付,所以资金的流出是非常大的,且是最重要的。

为了保证现金流,公司应该尽量减少流出增加流水,最常见就是通过账期来延长应付时间,保证现金持有。

资金流入有采购退款、采购返点等业务,同时还有与供应商有关的装卸费、贴签费用等,这些资金的流入一般都根据结款方式分为账扣和非账扣的方式,账扣是以费用单的形式体现应付结算单中,这部分流入又和资金的流出关联在一块。如果是非账扣,则会生成收款单,由供应商转账给公司。

对于资金的流出又分为预付款和货款结算的两大部分,预付款在财务账上属于资产而应付结算货款却属于负债,都是资金的流出,但在账务处理上却是不同的。

预付款和结算都是供应商结算的核心部分,预付款在前,应付结算在后,在结算单中如何处理预付款流程也颇复杂,需要详细设计。

平台的资金流入与流出

如果公司是平台电商即有很多商家入驻,平台收取佣金服务费的方式。

资金流入主要是代收款,仍是依托订单进行的相关收款,同样涉及各种支付方式和主营销售订单的资金流入一样,但是这是纯粹的资金流入,因为平台不涉及商品采购资金的流出,所以做平台的最大的好处就是现金,虽然目前平台结算账期有T+1,但是如果订单交易量非常大,那么这部分资金是非常可观的。

说到平台我们就会想到支付宝和京东支付等第三方支付平台,它们的盈利模式之一就是庞大的现金和交易费用。

平台的现金流入还有平台使用费、佣金收入以及围绕平台产生的相关费用如店铺装修费、商家系统数据支持费用等。

对于资金流出,则主要是代收款结算或平台销售返点等,这和自营的结算相似,都是根据合同的条款,按账期以结算单的方式进行的。

小结下在采购和平台业务中的资金流入和流出核收部分有预付款、货款结算、代收款和佣金计算等,具体在设计过程中根据资金流转节点进行考虑正向和逆向,需要将付款单、结算单、收款单和对账单等细节考虑清楚,尽量的简单清晰,不需要一步就到特别明细的数据,要由汇总到明细的过程体现。

其它业务的资金流入与流出

如果公司业务有线下门店,那么对于线下的资金管控更要重视。

资金的流水主要是以订单为主的销售收款,支付方式有POS和现金等其它支付方式,对于门店收款每日都需要与公司进行对账的,因为这涉及到钱是否准确同时也涉及到店长和店员的销售提成。

资金流出有门店的租金、水费、电费、装修费、设备使用费等,这些有的是年交,有的是月交,根据门店合作模式来进行。

资金流出中有一项是销售提成,这是每日都需要通过佣金报表体现的,支付一般是月结。

此外还有一些资金的流入和流出不一一细说,基本上都可以通过费用单据来体现,所以费用平台的设计也是财务系统的一个重要部分。

总结

本篇是换了个视角来回顾下财务系统的相关内容,以资金流入与流出结合业务流程来设计可能会避免一些细节的遗漏,而且会使我们对需求的理解也不一样,这可能就是事物的多面性,不一样的视角,你发现的问题也会是不一样的。

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