一周只上4天班,公司会更高效吗?

每家企业都非常重视工作效率。为了提升效率,有的公司裁员,有的公司加大了科技投入,但一些公司却不走寻常路,他们缩短工作时长、压缩会议时间,甚至鼓励员工将时间花在娱乐活动上,反倒实现了更好的产出。

一周只上4天班,公司会更高效吗?

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这周,三星裁员的消息受到了不少关注。据财新报道,三星在中国的手机业务的销售和市场部门,会进行大规模的裁员,裁员人数预计可能达到2000人。

虽然裁员没人乐意看到,但不得不承认,在全球经济放缓的大背景下,有不少企业都得为“过冬”提前做准备。很多企业,早已经把重心从高速增长,转移到了高质量增长——这就意味着,企业要去掉冗余,提升生产效率。

不过,要说怎么能提升生产效率,每家公司的思路就各不相同了。有的公司是通过精简人员,有的公司认为得加大科技投入,还有的公司着手培训员工,提升员工的产出质量。但最近我却注意到,有一家公司的做法,着实有点特立独行,甚至有些反常识,那就是微软。

这周,国际媒体报道了微软日本在今年做的一项实验。在8月份的时候,微软日本把2300名员工的工作时长从一周5天减少到了一周4天,周一到周四上班,从周五到周日休息,但是工资维持不变。结果,在这期间,平均每名员工的销售额,竟然提升了将近40%。

怎么减少了工作时间,员工的产出反而提高了这么多呢?结合微软的实验成果,以及《哈佛商业评论》的分析,我来给你说说背后的原因。

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首先,做这种尝试的,可不止微软一家。在新西兰、在德国、在英国,都有企业在做类似的尝试。

比如说,新西兰的一家保险公司Perpetual Guardian,去年初就开始实验推行一周工作4天的机制。公司把员工的工作时间减少到每周30小时,并要求员工在更短的时间内完成同样的工作量,薪水也没有减少。经过半年多的实验,公司决定,开始正式推行这项制度。截止到今年5月份,已经有一半员工选择了这种工作模式。

《哈佛商业评论》在2019年7月,对英国500多家公司展开了调研,结果显示,已经有一半的企业把员工的每周工作天数从5天改为4天。

在德国,有的公司采取的措施更极端。《华尔街日报》在10月份曾经报道过一家德国公司,这家德国公司决定把每天工作的时长,缩短到5个小时。员工早上8点上班,下午1点下班。

神奇的是,在上面我们说的这些案例当中,都获得了跟微软相似的成果——削减工作时长不仅没有影响业务,反而还提升了生产效率。这是怎么回事呢?

你也知道,提升效率意味着,用更少的成本,实现更高的产出。我们就从成本和产出两端切入,看看新制度对它们有什么影响。

先来看看成本。首先,员工在公司工作的时间短了,公司的运营成本降低。比如说在微软日本,在每周工作4天的那个月,整个公司的打印用纸减少了58.7%,办公室的用电量减少了23.1%。

同时,公司的医疗成本也降低了。在前面提到的,《哈佛商业评论》对英国的调研中,有64%的领导者表示,员工休息的时间多了,健康水平因此提升,所以请病假的天数减少了,这部分成本被节省了下来。

对日本公司来说,这一点就更重要了。日本员工常常带病上班,比如说,患有腰背痛的日本员工去上班的可能性,是英国员工的三倍。这不仅在短期会影响工作质量,在长期还会增加雇主的医疗开支。有一项来自于《职业及环境医学期刊》的调查显示,相比起员工缺勤休假,带病上班带来的长期医疗成本,是缺勤成本的6倍。

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接下来,我们说说产出。你还记得吧,前面我们说,在微软日本,虽然工作时间减少了,但是销售额却大幅度提升。怎么做到的呢?用一句话来说,就是让员工把时间花在刀刃上,而不是浪费在不必要的杂事上。

很多人都有这样的痛点:随着公司业务变得越来越复杂,部门人员越来越多,每天都要花大量的时间在跨部门、跨业务的沟通协调上。前两天,我就跟一位做人力资源的朋友交流,他说每天花费他最多时间的,并不是找候选人、面试,而是协调各个层级老板们的面试时间。从经理到总监,到CEO,到董事长,一圈问一下来,一天就这么过去了。他的时间并没有花在正经业务上,而是花在了琐碎的日程协调上。

那你也可以想象,对于那些想要缩短工作时长的公司来说,这种问题必须得解决,本来员工的工作时间就缩短了,必须想办法让他们把时间更高效地用起来。比如说,在微软日本,原本每次开会的标准时长,是60分钟。但工作日变短之后,为了保证产出,会议时间被缩短了一半,规定为30分钟。出席人数也限制为5名员工。而且会议能不开就不开,多用微软的协作平台来替代会议。

后来数据显示,整个8月,公司“30分钟会议”次数提升了46%,远程会议次数提升了21%,线上沟通提升了10%。也就是说,各种繁复的工作沟通,不用再开冗长的会议,转而采用了各种线上、远程、轻量级的方案,节约了工作时间。

德国那家,每天工作5小时的公司,更是把会议时间缩短到了15分钟。而且,他们对员工的工作方式,也做出了严格的规定。比如说,每天7点55分,大家统一上班,8点钟准时坐到自己的工位上。工作的时候,不鼓励员工和同事聊天说话,手机必须放在书包里,工作邮件只能每天打开两次,社交媒体的网站全部被屏蔽。这么做的结果,是员工虽然每周只工作25个小时,却仍然保持了40小时的产出量。

对这种高强度、极度专注的工作方式,有些员工的确会感到工作的时候“压力山大”。但换来的结果,不仅是效率的提升,还有更多个人的空间,以及对生活更高的满意度。

比如在微软日本的实验中,公司鼓励员工把多出来的休息时间花在志愿服务、专业发展以及与家人共处上,还给员工的培训、旅行、健身等活动提供超过6000元的补贴。结果显示,有97%的员工因为有额外时间照顾家庭和自我发展,而感到满意。

在《哈佛商业评论》对英国企业的调研中,也有77%的员工认为,他们获得了更高的生活质量。年轻人尤其喜欢这样的工作制度,因为他们可以用额外的休息时间来提升自己,甚至发展第二职业。

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当然,我们前面探讨的结果,主要是基于小范围的实验。这样的制度是否值得大规模推广?适合什么样的公司类型?长期实行这种制度,员工是否能始终保持高产出?这些都是有待进一步观察和探讨的问题。

不过,我倒是觉得,这些尝试最大的价值,还不在于他们提供了一个能提升生产效率的模板,而是在于提醒我们,我们当前习以为常的工作模式,仍然有很大的演化空间。我们未来的工作,可能会呈现出让人意想不到的形态。

具体是什么样的形态,我现在还想象不出来。但是,我觉得美国乔治城大学一位计算机教授,Cal Newport的观点,值得我们进一步思考,在最后跟你分享。

他说别忘了,体力劳动者,曾经经历了从手工作坊模式,到流水线模式的转变。流水线的到来,大幅度地提高了人们生产的效率,彻底改变了人们的工作方式。而现在,我们处于知识工作的时代,大部分人从事的不是体力劳动,而是脑力劳动。在脑力劳动这个领域,会不会也有一个“流水线时刻”呢?

也许在今天,我们还远没有找到,能让人们用脑力劳动创造价值的最高效的方式。

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