掌握优秀的周报技巧,3个部分4个要点

本篇将结合沟通的3s原则,总结周报的3个主要部分和4个要点,与大家分享。

掌握优秀的周报技巧,3个部分4个要点

周报的目的在于沟通,让团队、相关方透明地了解信息。所以,「如何写好周报」这个问题的本质在于,如何将有用的信息高效地传递出去,我们可以从沟通的3s原则里借鉴一些方法。

一、高效沟通的3s原则

沟通的3s原则:simple(简洁)、specific(明确)、soft(非对抗性)

1. 简洁

沟通是一个双向的过程,如果你传递信息的时候夹杂了太多的冗余信息,就意味着对方需要付出额外的时间去解析、整理你传递的内容,而浪费时间,无异于“谋财害命”。

而且,多余的信息也容易导致信息失真。

2. 明确

沟通的目的在于将信息高效地传达出去,要保证信息不失真,双方对信息的理解一致。

所以在沟通时要明确沟通的主题和内容,这样才能真正实现高效。

3. 非对抗性

人们从心理上会更倾向于相信「跟自己一致的」的意见,但在沟通中遇到与对方不同的观点,或者试图说服对方时,人本能地将自己放在对方的对立面上,这样是十分低效的。

更好的做法是,从对方的角度思考,找到双方思维、利益、立场的共同点,寻求共同的目标。

二、周报的4个要点

从沟通的3s原则出发,可以归纳出撰写周报时的4个要点。

1. 注重产出,而不是过程

在写项目周报时,一定要谨记一个原则:结果导向

所谓结果导向,就是你要展现出你做成了什么,而不是你做过什么。

无论是对于领导还是相关方,有效信息是工作的进展,有多少可交付成果,而不是你做了什么,一定要避免流水账似的记录。

2. 核心内容优先

因为利益相关方可能并不会仔细的阅读整篇报告,所以一定要把核心的部分放在报告的开头,这样可以保证相关方获得最重要的信息。具体撰写时,可以参考金字塔原理。

3. 使用数据图表

除文字外,多使用数据图表。数据更有说服力,图片也比文字更直观。

比如说,你用大段大段的文字去描述一组数据的变化,不如用表格或是图表让人一目了然,信息传递也更加有效。要尽可能的运用视觉效果,比如进度表、甘特图、燃尽图等。

一篇优秀的周报是怎样炼成的?3个部分4个要点

4. 非对抗性的两点实践

本周工作中与其他成员有争议的部分描述,可以寻求共同的目标(比如项目目标),站在同一立场上去寻求解决方法。

需要请求相关方帮助的部分描述,可采取诉诸利益的形式,告诉对方这样做对对方、项目整体有什么帮助。

举个例子,假如你要请研发部的同事帮忙,你可以告诉他,这个问题不解决,以后可能会出现更大的漏洞,解决起来会更耗费时间、成本,所以先解决这个问题对双方都有好处。

三、周报的3个主要部分

在明白了周报的要点之后,就可以开始动笔写了,那么周报到底应该写些什么呢?

以下总结了3个主要部分:

1. 本周工作情况

围绕本周工作描述,包括三个部分:

  1. 反馈本周在可交付成果方面取得的成果;
  2. 任务完成度是否符合预期,未达预期的原因;
  3. 项目整体的健康程度和完成百分比。

一篇优秀的周报是怎样炼成的?3个部分4个要点

2. 遇到的问题

定期梳理遇到的问题和解决方案对成功完成项目是大有裨益的,周报中应主要包括:

  1. 公开问题:本周出现的新问题及解决方案,之前发现的问题及其管理策略的状态更新;
  2. 未决风险:本周出现的新风险,及处理这些风险的管理计划;
  3. 协调请求:本周未解决的问题需要哪些相关方的协调帮助。

一篇优秀的周报是怎样炼成的?3个部分4个要点

3. 下周工作计划

列出工作计划是为了,明确下周的工作重点和优先级,以更合理地管理时间,可以参考以下步骤:

  1. 列出下周的关键任务;
  2. 明确各个任务的产出目标;
  3. 评估任务量,计划时间分配,明确时间节点。

一篇优秀的周报是怎样炼成的?3个部分4个要点

要想写出一篇优秀的项目周报并不是一蹴而就的,在了解相关的方法和技巧之后,更需要的是刻意练习,希望以上对你有所帮助。

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