供应链管理: 聊聊采购计划中的小学问

为了满足企业的销售需求,采购部门会负责帮助企业采购商品,这个行为不是盲目的,是有计划性的,这就需要制定采购计划,这是今天的主题。

供应链管理: 聊聊采购计划中的小学问

先讲下采购计划是什么

简单点讲,采购计划就是安排下个计划周期要进多少货。是不是听起来感觉很简单,越简单的事物其中藏着的学问越多哈哈,接着看你就知道了。

做采购计划的目的是什么

做事情我们总得知道它背后的目的和价值,做采购计划可以帮助我们:

1、掌握下个计划期的订货量,及时订货,防止供应中断;

2、向财务提供现金货款计划,即预计多少货要用现金付,要付多少,方便财务提前准备相应货款;

3、预估采购员下个月的绩效,是否有达到降本的指标(采购本身要考核每月采购成本是否下降了一定的指标);

4、采购计划如果能同步到供应商端,可以方便供应商根据客户的需求制定对应的生产或进货计划。

采购计划制定的依据

需求预测。需求预测是供应链的引擎,有了需求预测,才有后续的采购或生产等计划。

采购计划需要计划哪些东西

首先是进货量

要想计算计划进货量,必须知道影响计划进货量的因素:

1、商品当前的库存状况

商品当前的库存状况包括商品当前的可用库存、商品的在途库存、商品预计到下个计划期期初还需要消耗的库存,下面一一解释:

可用库存——做计划时当前商品在所有仓库的可用库存,比如你要采500件,但是仓库里面已经有90件了,那就只用采410件了。

在途库存——做计划之前下过采购单但是还未入库的库存,接着上面的例子,有30件货已经在路上了,那就只用采440件了。

预计到下个计划期期初还需要消耗的库存——比如按月做计划,这个月末做下个月的采购计划,做计划时的时间是25号,那到月底可能还有5、6天,那这5、6天可能消耗的库存要算进去,再接着上面的例子,预计还要消耗20件,那下月预计还要采460件。

根据这些我们可以计算出初步的一个订货量,即净需求,净需求=毛需求-可用库存-在途库存+预计到下个计划期期初还需要消耗的库存量,毛需求即确认过的需求预测数据,如果计算出来的是负值或0那表明可以不用采购。

此处有坑

有个坑要注意,如果需求预测是到商品维度的,计算净需求时需要将其按SKU的销量占比落到SKU维度,因为采购是按SKU进行采购的。如何落?这边也是有学问的。

是用净需求落还是需求预测落?如果用净需求落就掉坑里了。因为净需求是商品维度的,只考虑了商品维度的库存情况,并未考虑到具体每个SKU的库存情况。举个例子,下面excel里面的两个SKU,上面是按净需求落的,落下来,发现SKU1还要采购92件,可是SKU1的需求预测就100件,再采购92件回来,加上可用在途库存,92+85+10-4=183,远超过需求预测,这么多库存就会造成库存资金占用了!所以按下面的方法,通过需求预测去落,落了之后考虑SKU维度的可用在途库存等因素,这样的结果才是合理的。

供应链管理: 聊聊采购计划中的小学问

excel举例

是不是落了之后就OK了?不是!比如某个SKU在你选的时间段内一直缺货,但是下个计划期内就有货了,那么占比数据就不可靠了,这种情况如果采购人员事先有在系统标注,那可以提示出来,方便计划人员识别修改计划量,甚至系统自动计算,如果系统识别不出来,那只好提供手工编辑修改计划量的功能,人工进行识别修改。

2、安全库存

安全库存是为防止未来物资供应或需求的不确定性因素(如大量突发性订货、交货意外中断或突然延期等)而准备的缓冲库存。(解释来自百度百科)理想状况下,我们期待每次订货到货的时候,库存量刚好消耗完为0,但是现实情况下,在订货至到货期间可能发生种种不确定的因素,如供应商没货可发了或者运营搞了个促销,这时候的现有库存量就危险了,为了应对此类情况,我们需要给仓库安排安全库存,可以理解安全库存是在仓库一直要保有的一个库存量,如下图所示:

供应链管理: 聊聊采购计划中的小学问

图片来自《供应链管理》

上面计算净需求的时候并未考虑安全库存,这时候把安全库存考虑进来,安全库存越大,就会导致企业的订货量越大,此时的订货量为:

订货量=毛需求-可用库存-在途库存+预计到下个计划期期初还需要消耗的库存量+安全库存

3、最小订货量

最小起订量就是单次购买时最少购买的数量,如最小起订量为100件,那单次采购时至少要采100件。最小起订量一般设在商品维度,且需要跟供应商关联。比如要向供应商订货的数量是80,但是供应商要求最小起订量是100件,那向供应商的订货量需要自动修正为100。

4、供应商合同量

供应商返利(完成一定的采购额,返还给采购商一定的金额)拿到的前提是要完成跟供应商约定的合同量。如果眼瞅着合同量差点就要完成了,那肯定会再多采购一点的。这个如果系统能根据算法自动调整采购量最好,做不到的话需要靠人工调节采购量。

5、其他因素

供应商促销

不光销售端会有促销活动,供应端也会有促销活动,比如买1-2000件,3.00元/件,买2000件以上2.8元/每件,如果为了参加促销活动采购量没有比原计划超出太多的话,那肯定也会多采购一点。

供应商产能

供应商产能过剩可能会向采购商压货,让采购商帮忙消化库存。如果采购商不够强势,那就会被逼着多采购。

供应商产能不足的话,那会导致想采的可能采不到,我觉得这种情况应该在销量预测的时候就要考虑进来,反馈给做销量预测的同事,降低当期的需求预测量。

货从哪个供应商采,分别采多少

采购计划还需要计划要采购的商品都需要从哪些供应商采购,每个供应商采多少。

对于那些只有一个供应商的品来说,这一步很好处理,把订货量100%分配给对应的供应商就行了。不过现实情况下会存在这样的场景,一个商品可能从多个供应商采购,虽然说从集中采购额的角度而言,供应商需要尽可能的少,但是现实生活中无法完全避免一个商品从多个供应商采购的情况。对于这种情况,我们需要按照一定的规则将上一步计算的订货量分配给对应的供应商,可以按跟业务部门约定好的规则,比如历史某段时间的采购量默认进行分配,分配后的结果需要支持人工修改(如:商品A可从供应商1和供应商2采购,但是下个计划期供应商2产能短缺,进不了货,这时候可以人工改成全从1采购)。

货采到哪个仓库,分别采多少

如果企业有多个仓库的情况,还需要计划向各个仓库采购的比例。

仓库采购的比例受如下因素影响:

仓库理应分配的商品比例——不考虑仓库的真实出库情况,从仓库覆盖的配送区域范围内的需求量出发,衡量仓库应该被分配的商品比例。如仓库A只负责配送华东三省(上海、江苏、浙江),那需要考虑上海、江苏、浙江用户需求占全国需求的比例,得到的结果是仓库A理应拥有的库存比例。这只是简单的情况,仓库的配送范围和配送比例,有各种因素的考量,比如配送成本,仓库的容量等,需要根据实际的情况计算仓库的理应配送比例;

仓库的现有可用库存——参考上文解释;

仓库的在途库存——参考上文解释;

仓库预计到下个计划期期初还需要消耗的库存量——参考上文解释;

仓库采购比例=(商品预测销量*仓库理应配送比例-仓库的现有可用库存-仓库的在途库存+仓库预计到下个计划期期初还需要消耗的库存量)/商品总的采购量

根据上一公式计算得出的采购比例如果是负的,那表明这个仓库可以不用采购。

这样一来就可以知道大概要往每个仓库采多少货了。插一句,上面计算的仓库采购比例是商品维度的,建立在假设仓库所覆盖范围的SKU销量占比跟商品销量占比相差不大的情况成立的基础上。如有必要可以精确至SKU维度。

采购计划制定完之后,在计划期到来的时候,采购或系统就可以按照这份计划执行起来了。还有一点需要提一下,像上文所说的计算SKU维度采购量时,如果计算出来的是负值,那表明当前仓库+在途库存是够用的,甚至是超出的,在供应商支持退货的前提下,是可以把这部分货退给供应商的,以免造成滞销。所以我们不光可以计划采入量,还可以计划采退量。文章一开始对采购计划的定义也要修正下,采购计划不仅会安排下个计划期订多少货,还会安排下个计划期退多少货。

以上不一定是对的,欢迎有类似经验的小伙伴一起讨论。

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