从Excel迁移到B端平台,如何进行产品设计?

随着业务的发展,现有的办公平台可能已经无法满足需求,那么从Excel迁移到B端平台,需要注意什么问题?全盘否认Excel,还是适当保留再做创新呢?

从Excel迁移到B端平台,如何进行产品设计?

一、办公平台的迁移

在二十年前,人们大多还是用纸张作为记录信息的载体。会计需要账本、文员需要档案,大家通过纸张来保留工作相关的内容。

随着电脑的普及,Excel变成了很多人办公时的重要工具。Excel替代了先前的纸张,能记录海量数据、有数字化的检索机制、无需额外的物理储存空间……为人们的工作带来了极大的便利性。

而近年来,随着SaaS平台的专业度不断提升、更多企业开始重视办公效率,B端产品越来越受到关注。B端产品也开始承担许多以往通过Excel完成的工作任务。

之前在一篇文章内看到,“很多SaaS的对手不是友商,而是Excel”。

这句话不无道理,尤其是对于一些小公司和小规模的业务而言,Excel已经能满足日常工作的基本需求。他们既缺乏购买SaaS服务的动力,又没有开发和维护自主平台的精力。

而随着企业发展,业务量和员工量都不断膨胀,当Excel已不能满足日常需求时,To B平台就变得重要起来。

就个人经历而言,近期我负责的几个内部项目有个共同点,即这些同事之前都是在Excel内记录和处理业务相关的内容。而随着公司的扩张,一些原本通过Excel管理的数据和信息,已不能满足现在的需求。

从Excel转向专业平台是当前的一个趋势。不过到底是购买SaaS服务还是由公司自行开发B端平台,需要根据具体情况来考虑。

以专利管理平台为例,目前网上确实有不少现成的平台可以直接使用。但如果是满足一些特定条件的专业平台,每年光使用费就要好几万刀,对于小部门来说完全超出预算。

而且,还有像AI相关的一些平台,由于领域比较新、需求量比较小,目前并没有公开的或成熟的B端产品。

此外,市面上的B端产品并不都支持本地化部署,这可能使得公司内部机密信息的安全性得不到保障。

公司通常会综合以上各方面原因,来进行决策。

二、挖掘使用Excel办公的痛点

在进行迁移设计前,首先需要了解用户在使用Excel时,有哪些不方便或者不愉快的地方。经过访谈和观察,我发现使用Excel处理To B工作时存在以下痛点:

1. 业务贴合度低

Excel面对的对象过于宽泛,没有针对性的功能操作,导致部分操作路径比较长。

因此,设计B端平台时,要做好调研,紧贴业务线。多一些针对相应业务流程和内容的细节设计,可以大幅提高工作效率,对用户而言也更为友善。

2. 文档数据管理难

一个项目有可能包含很多个文件或表单,需要用户有非常良好的整理习惯。还有一些项目可能包含海量数据,仅凭人力进行管理比较困难。

3. 深入使用时学习成本高

深入使用Excel时,可能需要掌握一些技巧、学习一些函数,搜索查找并掌握这些方法需要一定学习成本。需要进行数据统计时,还得在线求助Excel各种函数的操作方法。

4. 数据录入工程量大

To B产品有经过设计的自动填充和抓取机制,会更加智能和完善。

Excel现在也可以进行调用接口或抓取数据的操作,但局限性相对直接开发的B端系统更多,因此仍有很多数据需要手动录入。

5. 权限划分不便

Excel虽然可以设置角色和组织,但操作和管理都比较复杂,而且难以对不同的操作如改、删除等设置权限。

而To B产品大多配有完善的权限管理机制,可以根据职责分工的不同划分权限,既提高了工作效率,又提升了安全性。

6. 协作交接难

Excel在多人协作和工作交接方面都不是非常方便。例如几个人版本不同步会导致核对数据到焦头烂额(最新版本已有改善),而一些在线协作办公平台又使得机密信息的安全性又没有了保障。在工作交接方面,不论是新人入职还是工作轮替都有些麻烦。

三、吸取Excel作为办公软件的优点

Excel作为最经典的办公软件之一,功能强大且全面,有很多值得我们借鉴的地方:

1. 获取门槛低

很多门店购买的电脑会直接装好办公组件给你,如果是自行安装,网上搜一下就有各种渠道。无需商务对接,无需各种注册开通步骤,也没有使用期限(对部分人而言)。

对于SaaS产品而言,也可以尝试通过推广试用版或者合作预置版等方式,在一定程度上降低获取门槛。

2. 普适性很强

Excel可以应对各种不同的业务。不论是人事、客户、工单、库存还是其他内容,本质上都是以一条一条的数据信息为基础的,大部分内容都可以录入到Excel内。

不像SaaS平台,分为CRM、ERP、HR等各种支线,每个产品只是服务于特定的部门或特定的场景,需要分别在对应平台购买对应服务。在我们设计To B产品时,即便有行业细分,也可以多考虑可能的应用场景和细分用户,给出更细致的设计方案。

3. 功能全面

功能强大,能满足多样化的需求,用户既能用它记录最简单的数据,又能用它进行复杂的分析。

4. 容易上手

只使用Excel基本功能的话,学习成本非常低。而且很多初高中就有相关的基础通识课程,很多人在工作中不需要额外学习就可以直接使用Excel。

B端产品也应尽量降低学习成本,为用户提供简单高效的操作平台。

5. 配置灵活

如有需要修改的字段、内容和形式,用户可以直接处理,想改哪里改哪里,无需开发大哥从后台维护或更新。当业务变动非常频繁时,用户可以在Excel内及时调整,灵活应对。

在设计B端平台时,我们也应该为经常需要变动的内容留有一定自由配置的空间。

四、观察用户使用Excel的行为

上述的优点和痛点是具有普适性的,而观察和分析,则需要针对每个项目逐个深入进行。

进行B端产品设计首先还是要明确业务流程和调研用户需求。观察并记录用户每次使用Excel办公的行为,可以帮助我们更好地了解他们的工作流程和发现问题。

进行观察时,我们可以重点关注的内容包括以下几点:

1. 记录用户使用Excel时的操作行为

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记录用户的操作内容,有助于梳理业务流程,甚至可以帮助我们产生一些新的洞察。

在这一步中,需要记录用户在使用Excel工作时进行了哪些操作,这些操作达到了什么目的,最终对应着哪些任务。

2. 留意投入时间及使用频率更多的模块

进行日记研究的过程中,还需要找到用户在做哪些事情上花费的时间更多。

在进行B端产品设计时,应努力缩短这些事件的操作路径,提高办公效率。

对于使用频率很高的功能模块,可以在设计中加入便捷的跳转入口,或放置在醒目的地方。

3. 记录用户操作中卡壳或遇到问题的地方

用户在操作Excel时遇到问题,可能是对业务不够了解、对操作不够熟练,亦或者卡壳处的业务逻辑较为混乱。

发现用户遇到问题后,应弄清原因,并在后续设计中通过设计引导、规划更优路径等方式来解决。

4. 使用过程中是否有一些能带来便利的操作方式

留意用户常用到的快捷键、设置的超链接等内容。还可以借鉴Excel中用户常用到的便捷操作,如批量填充、批量选择等。

五、分析Excel文档

用户使用的Excel文档内通常隐含着很多很多信息,进行分析和挖掘,也有助于更好地规划产品架构。

1. 用到哪些数据和信息

这个是Excel中最直白的内容。

经过长时间的使用和沉淀,这些数据大多都是有用的,通常可以直接挪到B端产品中。但是这些数据,有可能数量非常庞大,我们还需要用户对各字段的重要性进行评估,以便在需强调、折叠、隐藏数据时有所准备。

2. Excel的结构

用户会根据自己的使用逻辑对表格进行划分,从外层的各个Sheet,到单张表格的内容。

Excel内可以直观地看到用户自行设置的表头、二级表头甚至三级表头。通过对Excel的结构进行分析,我们可以了解用户思考的逻辑,还可以了解到不同用户自发采用的划分维度是否有差异。

这些都会对后续B端产品的设计有帮助。

3. 关注重点标注的内容

用户常常会把自己认为重要的部分、预警的部分或希望他人注意的部分用高亮、加粗、改色等形式表现出来。在我们看到这些高亮的内容后,需要询问用户的意图,明确促使他们设置高亮和取消高亮的事件。

从Excel迁移到B端平台,如何进行产品设计?

在设计B端产品时,就需要将这些在Excel中需要人注意到的部分,通过明显的形式表达出来,例如加星标、变色等。

六、最后

B端产品并不能完全替代Excel,就像现在仍有一些办公环节需要用纸张进行书面记录。但在许多场景下,B端产品能为企业和用户提供更专业、更高效的平台。

只要企业不断发展,未来肯定会有更多从Excel迁移到新平台的设计需求。

文章内的几种方法结合起来,可以帮助我们在通用B端产品的设计基础上,更好地设计从Excel迁移而来的产品。

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