甲方“爸爸”,如何提好你的需求?

每个产品经理都有无数个令人深恶痛绝的甲方“爸爸”,我们迷惑于为什么他们的想法和需求总是一改再改。如果哪天你也变成了甲方,你觉得如何才能做一个不那么讨厌的家伙呢?

甲方“爸爸”,如何提好你的需求?

作为一名硬件产品经理,我时常为自己不够机智而感到与甲方“爸爸”格格不入:

  • 你这个产品看起来还不错,但总是还差点什么,差点什么你明白吧?
  • 我们的要求是产品又轻又稳,轻到单手抬起来,稳到能抗八级风;
  • 我希望这里用黑色,这里用绿色,总之要色彩对比鲜明同时简洁大方,你明白的吧?

这些对话时常发生在我的日常工作中,当我将这些要求给到设计师的时候,总是被怼的体无完肤。所以,这令我开始思考一个问题,有没有好的办法令这些要求转化为真正的需求,进而达到真正有效的沟通,最终与设计者一起合作达成预期?

最近接手了一个研发项目,产品较为复杂,项目背景如下:

  • 项目周期较紧,经过前期两个月的调研工作之后,留给研发的时间只有四个月就要出样品。
  • 研发团队的强项在于硬件设计和嵌入式开发,工业设计及结构设计能力较为薄弱。
  • 产品涉及到的行业及学科较多,公司希望能在该产品项目上引入其他行业好的经验。

最后,公司决定将工业设计及结构设计的工作交给专业的设计公司进行,我也因此有幸成为了“甲方”的一员。在接手这个项目的过程中,我将我的思考逐步记录下来,梳理完善后最终形成了此文,既是对自己工作的一种复盘,也希望能够帮助到面临相同情况的人。

当然,我最希望我这篇文章能被其他“甲方”看到,求求你们,做个好人吧。

一、了解需求,认清自己

在我是乙方并与客户交流沟通的经历中,我学到的第一门课就是:客户不总是专业的。

可能他在脑海里面有一个大致框架,需要你填充细节并将其转化为模型;也有可能他只给出一个大方向,脑海里本没有模型,你给做出来后就有了(然后发现不是他想要的);他可能是一个外行人,用的描述性词汇让你困惑不解;也有可能他是一个资深内行人,提出的要求巨细无比,精确到每个倒角的尺寸…

所以,我一直在思考的一个问题就是:需求到底是什么?

作为甲方,如何提好你的需求?

目前,我将需求划分为两大类:显性的和隐性的,我们要做的就是明细并固化显性需求,深挖并表达隐形需求

  1. 显性的,直接表达的,易懂并执行的。显性的需求如产品体积与重量应该在多大范围内、产品应该使用怎么样的材料等;
  2. 隐形的,间接表达的,需综合多种因素才能加以执行的。隐性的需求如产品应符合人的操作使用习惯、产品应具有设计感等。

我在同客户交流的过程中学到的另一门课就是,专业的事交给专业的人做。你可能懂点皮毛,也可能懂得很多,但不可能什么都懂,涉及到自己接触的少又非核心的部分,不妨尝试着放手;涉及到自己很懂的部分,不妨听听设计者的想法,也许能给你不一样的思路,助你打破行业常规。

我们的项目组致力于打造的产品很复杂,涉及到的交叉学科很多,我个人比较了解的领域有结构力学、材料力学及传热学(本科专业),几种主流的加工方式如:CNC、线切割、注塑等(亲自上手几个月)。

但对于抗震设计,表面处理工艺如喷漆、喷塑、表面氧化等了解的就并不多。因此,在梳理及沟通需求时,针对并非很了解的领域,我就会注意多向专业人士寻求帮助,尽量用相应行业内的术语来表达需求,尽量不让对方去“猜”。

二、梳理需求,归纳整理

基于以上浅层次的需求理解之后,针对具体需求,我建议从四个方面给出设计需求单:

  1. 产品描述
  2. 市场信息
  3. 系统构成(硬件构成)
  4. 设计要求

1. 产品描述

产品描述是为设计者建立关于产品的第一印象的重要内容。所谓隔行如隔山,虽然设计公司可能接触过许多不同行业,能对甲方所在的行业做到触类旁通的理解,但为了甲乙双方对于产品能达成一致的理解,相关的背景知识是不可缺少的。

我将产品描述的相关内容划分为五大板块:

  1. 产品功能:介绍产品的核心功能。如卫星通信行业的一款自动便携站,其核心功能就是借助碳纤维抛物面天线面及馈源系统,可实现一键对星+一键入网功能,完成地面信号与卫星之间通信信号的收发传输。
  2. 产品使用环境:产品在实际使用时的地理分布,时段分布,气候分布以及室内外环境分布等细节均要阐明。还是以自动便携站为例,其主要用于野外环境下的应急通信保障,因此其会在国内外的高低维度及高低海拔地区(如海南和新疆),室外环境(如水泥地面及泥泞地面),任意时段(如白天阳光直射下及夜晚低温环境下), 大部分气候环境(晴天、多云、小型雨雪雾)下均会使用。
  3. 目标客户群:实际使用产品的客户是哪些人。对于自动便携站来说,只要是有应急卫星通信需求的各行业用户均有使用的可能,如森林防火部门,石油探测行业等。
  4. 使用者所关心的因素和问题:产品在被客户使用过程中最受关注的是什么。对自动便携站来说,重量、操作简易程度、功能是否齐全、是否可模块化等均是客户所非常关心的点。
  5. 产品的安装及放置的方式与环境。举几个例子,如行车记录仪就是在车内使用(有遮挡,环境温度范围小,受气候影响小),利用支架安置于车顶;自动便携站就是在户外使用(空旷无遮挡),放置于地面上使用。

2. 市场信息

一般所说的市场信息包含商务模式、行业分析等,需求沟通书没有必要也不应该将此类信息泄露出去。我所经手的这个项目,市场上已经有批量投放的第一代产品,目前面临着产品大版本的迭代。

因此,这里我所说的市场信息,是指与产品的市场属性相关的信息,包含三大板块:

  1. 市场上反馈的当前产品的问题:详细阐明市场对一代产品的反馈和评价,以便乙方在进行设计时延续一代产品中好的部分,增加产品代际间的继承感,降低用户接受新款产品的难度;摒弃一代产品中不好或不被认可的部分,走过的坑不能再走第二次
  2. 改版后产品应具备的优势:标签化处理,即用几个简明扼要的词汇表达我们对新款产品的定位及期望,如“快速组装”、“防水防尘”、“散热良好”等,加强印象并明确乙方的设计方向,
  3. 样品时间要求:样品实物需在什么时间点之前给出需要明确,这一条信息非常重要,有助于乙方控制项目进度,并为本公司对产品的市场推广工作设定警戒点

3. 系统构成(硬件构成)

这一部分是重点,需要清晰阐述,但不需要具体到细节(细节给到乙方设计公司发挥其能动性)。不同行业的硬件产品的组成都不尽相同,但可以考虑对其系统构成进行模块化处理,一般来说均会包含壳体、供电模块、业务模块、射频模块、交互模块及对外接口组成。

以智能手机为例,其硬件组成为以下几大模块:

  1. 壳体:包括主体框架(含上下盖)及后盖等。
  2. 供电模块:含电路部分及电池(主要热源之一),电路部分集成于业务模块上,含电源管理芯片及电池接口等。
  3. 射频模块:集成于业务模块上,含WiFi模块,调制解调芯片及射频功率放大器芯片(主要热源之一)等。
  4. 业务模块:一整块PCB板卡,含中央处理器芯片(主要热源之一)、存储芯片、音频处理器芯片等。
  5. 交互模块:电源开关按键、音量键、Home键等(以上按键可以集成多种功能)、液晶屏、摄像头(前置及后置)、各种传感器(如光距离传感器)等。
  6. 对外接口:DC输入(Type-C/Micro USB/Lighting),音频输入(耳机接口如3.5mm音频母头),SIM卡插座,音频输出(扬声器)。

各位可以根据自家产品的实际构成,进行系统化模块化的描述,如智能音响的射频模块仅包含WiFi模块,但多出了一个大功放喇叭。

需要注意的是,这部分内容不仅要罗列出主要功能模块,还要明确热源、电磁干扰源等位置,各板卡的连接部位及与其相连的组件均要标注清晰。因为硬件结构设计包含的不光是对硬件产品电路板的布局设计、连接设计、自研结构件的设计,还需全面考虑产品的电磁屏蔽,散热,环境防护设计以及结构件材料、标准件和通用件的选择等

4. 设计要求

通过以上背景知识的引入,下面进行设计要求的明确。对于智能硬件,我从以下几个部分进行了全面阐述:

  1. 设计主体:确认好需要乙方为你做哪些部位的设计,还是需要做产品的整体设计。
  2. 外形尺寸及重量要求:根据行业经验及用户的使用习惯,确认产品的体积及重量的限定范围。
  3. 材料要求:根据行业经验及用户的使用习惯,给出建议的主要器件的材料,如手机壳体选用塑料还是铝合金。
  4. 加工工艺:如铝合金采用压铸还是机加工,表面处理采用阳极氧化还是发黑,喷漆还是喷塑等。
  5. 装配工艺:甲方构想的该产品的生产装配环境是什么(是否需要复杂的辅助工量夹具,还是期望仅依靠螺丝刀进行生产装配)。
  6. IP等级:根据行业经验及用户的使用习惯,结合成本因素,给出合适的防水防尘等级要求。
  7. 散热:根据行业经验及用户的使用习惯,给定产品的工作温度范围。
  8. 电磁兼容:一般而言,产品需能有效屏蔽内部骚扰源对自身的干扰,也可有效屏蔽产品外部的电磁干扰。
  9. 造型风格:可参考企业文化和行业风格,提出关于产品的造型设计方面的要求,包括颜色(色系),线条风格(如柔和或硬朗等)等。
  10. 其他你认为有必要提出的要求。

三、挑选合适的乙方

一个工业设计公司,即便是做过类似的产品或服务过同行业的公司,也并不表明他们能设计出完全符合我们要求的产品,因此挑选出一位合适的乙方非常重要,毕竟他将是你在项目周期内甚至很长一段时间内的合作者,不得不慎重。

选定设计公司不是仅看我与他关系好不好,或者听了对方一通天花乱坠的宣讲就脑袋一拍决定用他们家。在与设计公司开始正式沟通之前,我们应该梳理出一套评分标准,组织一个评分委员会(一般由5人组成,包括研发总监、产品经理、结构工程师、采购经理等),并科学有依据的对候选设计公司进行评判,最终得出结论。

就我而言,对于乙方设计公司的评判标准有以下几点:

  1. 报价,占比45%
  2. 项目经验,占比20%
  3. 实施方案,占比10%
  4. 售后服务,占比10%
  5. 团队规模,占比10%
  6. 资质要求,占比5%

1. 报价

从成本方面考虑,报价是非常重要的考量因素,因预算原因,我将设计公司的报价提到了45%的占比。当然,这一比例对于不同行业的不同产品会有所不同,需要你斟酌考虑。

价格因素的评判规则如下:

  1. 价格最低的那家默认得满分45分。
  2. 其他设计公司的报价,每高于最低报价X元扣一分。这里的数值X需要斟酌,X越小,报低价的公司其优势越大,反之优势越小。

那么,将报价提到如此高的考量地位,是否就意味着低价为王,价低者得呢?

其实也不尽然,低价只能表示产品能够做的便宜,设计公司的设计能力,设计经验,对需求的响应配合程度等却直接决定着产品能不能做得出来,做的优秀。

2. 设计经验

设计经验含两大部分,项目经验及成功产品。

对于项目经验,主要是指与本产品实际生产相关的经验,其评判规则如下:

  1. 是否有碳纤维、铝合金、镁铝合金材料方面经验?
  2. 是否有装配、表面处理、喷漆工艺方面经验?
  3. 是否有CNC加工、线切割加工、模注加工方面经验?
  4. 是否有合格的合作供应商名录(包括注塑、机加工、表面处理、航插生产、电机供应等)?

每项满分为2分,满分8分。要求提供对应证明材料,否则视为不符合要求,该项不得分。

对于成功产品,是指与本产品所涉及知识领域相关的实际落地产品案例,其评判规则如下:

以下三种产品案例均可接受,每有一个案例得4分,满分12分。

  1. 传动机构方面如机器人项目;
  2. 防水防尘方面如户外设备;
  3. 卫星通信设备如动中通天线;

需要注意的是:实际落地产品也应符合一定标准:产品已落地,有实物,产品总体造价大于1万元,客户需为大中型公司(>500人)或企事业单位。不满足该标准的不可参与评价

3. 实施方案

实施方案是指在与设计公司进行前期沟通后,对方根据对我们需求的理解所初步给出的产品设计的实施方案,主要考察的是设计公司对需求的理解程度,以及项目整体规划控制能力(包括但不限于设计进度计划,人员安排部署)。

其评判规则如下:

  1. 方案非常详细,非常切合需求,人员安排合理,项目完善可行,得10分;
  2. 方案较为详细,较为切合需求,人员安排较为合理,项目完善可行,得7分;
  3. 方案较为一般,切合大部分需求,对设计人员进行了安排,项目较为完善可行,得4分;
  4. 未提供方案或方案不切合需求,项目可行性较差,得0分。

这一条稍显主观化,可对多家设计公司的实施方案进行比较后确定最优方案,并以此为标准评判其余。

4. 售后服务

产品设计属于服务的一种,一经“售出”自然也需要售后。产品的设计售后服务主要是指对方对我们的需求的响应程度及设计质量保障措施。

其评判规则如下:

  1. 售后服务方案非常详细,保障措施完善可行,前期方案设计阶段能保证2h内响应(微信、邮件、电话等形式),后期实物测试阶段能保证8h内响应(当面沟通)为优,可得10分。
  2. 售后服务方案比较具体,保障措施比较完善可行,前期方案设计阶段能保证8h内响应,后期实物测试阶段能保证24h内响应(当面沟通)为中,可得6分。
  3. 售后服务方案的细致程度一般,保障措施的可行性一般,前期方案设计阶段无法保证8h内响应,后期实物测试阶段无法保证24h内响应(当面沟通)为差,该项不得分。

5. 团队规模

乙方可能是业界顶尖的明星公司,人才济济;也有可能是冉冉升起的新星公司,每位成员都很精干。

但不管公司规模如何,对于你的产品设计项目而言,一般也不过乙方公司内部组织个三至五人的小团队接手的。但为了避免乙方安排新手用你的项目来练手,在团队规模上一定要引起重视。其评判规则如下:

  1. 设计团队应有至少1个资深结构设计师(5年以上相关设计经验),且团队规模不得少于3人。否则该项不得分。
  2. 若有1个资深结构设计师,该项得4分,每多增加一个资深设计师,该项加3分,满分10分。

6. 资质要求

主要还是考察乙方公司整体的设计能力,有没有一定的设计声誉及氛围。

其评判规则为:获得国外知名设计奖项,奖项类型仅包括红点奖、IF奖、IDEA奖、金点奖。每种类型的奖项每得一个加1分,满分5分

四、沟通需求,有效传达

为了有效传达需求,我遵循了以下流程:

  1. 前期约谈:与设计公司进行面对面交流,考察潜在的合作伙伴,从其准备的设计案例及言谈了解其设计经验;预先准备好设计需求单,向设计公司解释需求,征询对方意愿。
  2. 中期深入沟通:在确认对方乐意合作并初步了解了需求的情况下,与对方分享一些行业内成功产品案例,材料可以是筛选后的竞品分析,也可以是行业相关会展上的产品手册。
  3. 投标召集:如果有意愿做你的项目的设计公司较多的话,不妨召开一个小型的内部招投标会议,邀请各设计公司一同应标。有两个好处,一方面是价格开诚布公,各家的设计能力一目了然;另一方面与乙方沟通过的要点,都可以落在纸面上写进承诺函内,属于合同的一部分。
  4. 需求二次确认:确认好设计公司后,在项目正式开始前,需二次确认需求。建议将项目干系方召集起来,依据此前项目组定好的结构及工业设计需求要点,逐项与设计公司确认,确保其理解没有产生偏差。

需求二次确认完成后,方能正式开始设计项目,按照项目团队排定好的项目计划开展工作。

以上内容都是使用非常理性系统的方式来为沟通减少障碍,但在实际与乙方接触沟通的过程中,也非常注重“感觉”。

如果你与某家设计公司的外派人员(一般也会成为后续该设计项目的负责人,如果该设计公司经考核通过的话)沟通起来感觉非常别扭,那还是建议你慎重考虑。殊不知,初次见面就与你存在沟通障碍的人,肯定会在后续的沟通中给你挖坑的,这都是血泪教训呀。

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