账务核心设计方法

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前面我们介绍了支付产品必须知道的财务知识,将一些概念阐述清楚了;另外也介绍了客户账户系统从入门到精通;今天我们就从一个非财务专业的角度,或者一个产品设计者的角度聊一聊账务系统和会计系统。本篇文章里,作者就账务系统设计进行了梳理和总结,不妨来看一下。

账务核心设计方法

产品经理存在的意义是什么,设计系统么?我觉得不准确,准确的来说,我们的存在的意义是解决问题和创造价值,而系统只是工具,那我们就从我们服务的对象和要解决的问题说起吧!

一、用户场景和需求

1. 三个人群

客户群体,作为一个企业,或者互联网企业,企业的服务都要面向自己的客户群体,客户可以分消费者客户以及商家客户,就如电商平台,消费者就是买东西的用户;商家客户就是卖东西的客户。

企业经营者,一个企业的经营需要运营队伍、销售等,他们共同实现的企业的运作,同时服务于消费者客户以及商家客户;同样也需要知道业务的运营情况,卖了多少货,收了多少钱,商家要结算多少,及时调整运营策略。

财务人员,一个企业的经营活动同样需要进行记录,报税;向老板报告经营效果,向股东和市场发布财报,而这需要遵从国家会计规范,采用权责发生制以及复试借贷记账法。

2. 三个问题

客户群体要买东西,在原来使用粮票、纸币,跟商家之间通过小本本把账记清楚,李三今预存了1000元,然后每次消费都在本本上记一笔;客户担心日子久了账有问题,就定期找老板对一下账,或者问问还剩多少……

这是旧时期能解决个人与商家之间的账务问题,但纯手工,效率低、查账难,并不能满足业务量巨大的现代化市场经济。

企业运营人员要记录业务,同样运营人员也要记录经营数据,进了多少货,卖了多少货,库房里还有多少;那些货是哪些供应商的,谁家卖得多,同样还需要将业务数据按照财务的要求提交单据让会计入账,到了给商家结算款项时也需要记清楚应该给谁多少,同样使用纸质小本本记录,也不能满足现代市场经济大业务大业务体量的业务记录需求。

财务人员要做账,我们知道很早之前,会计都是用纸质账本,进行记账,同样因为计算机技术的发展,解决了这个问题。

3. 三个系统

针对上面三个群体的三个问题,随着时代的发展,计算机与互联网的发展,有了新的工具,也就有了新的模式;但是问题的本质没有变化,用户的需求核心也没有变化;同样未来也会有新的工具和模式产生;那么在互联网时代问题是怎么解决的呢?

那我们就要说3个系统了,为什么用三个系统实现呢?那是因为解决的事差不多,都是用来记账,但是需求上有些差别。

客户账户系统,其实就是为客户群体服务,记清楚消费者消费账户里还有多少钱;记清楚商户结算款账户里还有多少款;为了提升体验,客户和商户在交了钱或者卖了货就需要知道账户里的资金的变化,所以对时效性要求很高。

当然这个系统一个账户就是一个账户,一笔流水就是一笔流水;采用单式流水账的形式满足需要,这个我们的账户系统从入门到精通做了详细的介绍。

账务系统,就是为业务服务同时也要为会计服务,是业务跟会计的纽带。

我们知道业务的发生我们在订单系统记录了订单,在支付系统记录的支付,在交易系统记录了交易的处理;分工明确;那么业务的记录最核心要满足的是业务的需要。

但是业务数据需要计入账户满足客户记账的需要,同样也要提供给会计系统满足会计的记账需要;这样账务系统就产生了,解决了业务数据向账务数据转换的核心,将业务场景转换成了费用场景,同时也完成了对业务数据的第一次流水式记账。

会计系统,为财务服务,进行会计记账;满足国家会计规范,满足财务工作流程,采用复试记账法;所以每次业务的发生都会在会计系统进行记录。

而这个记录的时间、记录的方式、记录的内容都有严格的规范,这就需要我们具有一定的财务基础知识了;知道什么是科目,什么是会计账户、什么是复试借贷记账法、什么是试算评审、什么是结账、什么是会计周期、什么是财务报表等等。

三个系统的关系,账务系统是客户账户系统和会计系统的前置系统,帮二者解决业务数转换问题,将业务数据生成业务凭证,进而计入账户以及推送给会计系统生成记账凭证或者会计分录,再计入会计账户。

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二、会计基础知识

我们再介绍几个关键的财务知识,大家先了解下会计的每月的工作流程,从工作流程里我们可以看出来业务数据如何到达财务数据,以及财务都进行了哪些处理,最后的产出。

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1. 复试借贷记账法

我国会计记账采用复试借贷记账法,就是一笔经济业务要在多个科目下的账户里完成记账,采用借贷记账符号;比如我们从银行取现金,这时候银行存款减少了,同时库存现金增加了;复试记账的好处就是能够反映经济的来龙去脉。

  • 记账原则:有借必有贷,借贷必相等;
  • 会计恒等式:资产=负债+所有者权益。

大家要弄明白科目的借贷方向判断,比如资产类的增加在借方,负债的增加在贷方。

2. 会计分录

我们上面说了一个经济活动会记录到多个账户中,那这个记录的明细组合就是会计分录,由借贷方向、相互对应的科目、以及金额三个要素组成;会计分录记载在记账凭证里,比如将100元现金存入银行的会计分录如下:

  • 借 银行存款 100元
  • 贷 库存现金 100元

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3. 科目与账户

我们知道财务用于记录企业的经营活动并进行核算;那么经营活动肯定会有不同类型的,这就产生了科目。科目其实就是经营核算内容的分类名称,就像电商我们有类目;科目可以分6大类:

  1. 资产类科目:银行存款、库存现金、库存商品、应收账款等;
  2. 负债类科目:应付账款、短期借款、应交税费等;
  3. 共同类科目:清算资金往来等;
  4. 所有者权益类科目:实收资本、本年利润等;
  5. 成本类科目:生成成本等;
  6. 损益类科目:主营业务收入、主营业务成本、管理费用等。

一级科目是有国家规定的,科目编号和名称都是固定的,那么基于业务需要我们可以对科目进行分级,一级科目下可以设定二级科目,二级科目下可一设定三级科目,这就是明细科目了,有了明细科目其实就是有了更精细的分类,这样对业务的反映就更清晰了。

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4. 科目与账户的关系

我们上面说了,会计要记录经济业务的发生,怎么记录呢?

科目只是对内容的分类,就像商品的类目只是个分类,要想把内容记下来,就需要一定的格式和规范来记录内容,而这个记内容的东西就是账户了。

所以说账户是有格式的,这个格式就是要记录的经营内容的字段信息和规范;科目是分类,每个分类下的内容记到账户里,这样就有了科目和账户的关系,下面是账户的格式和记录的内容。

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5. 会计凭证

凭证就是业务发生的证据,凭证又可以分原始凭证和记账凭证。

原始凭证就是业务发生后最直接的证据,比如发票、银行回单等;记账凭证就是会计分录就是按照会计规范依托于原始凭证内容进行编制的,用户会计记账的凭证。

会计凭证又可以分收款凭证、付款凭证、转账凭证,当然也可以采用通用的记账凭证;凭证最终要计入账户,下面是一个记账凭证。

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所以这个凭证记录的是保证金充值,在摘要里写清楚业务的内容;凭证的日期、科目、借贷双方的金额等,每一个凭证的借贷金额要相等,这就是有借必有贷、借贷必相等的记账原则。

6. 明细分类账和总分类账

明细分类账就是明细科目账户的账。

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总分类账就是总分类账户的账,也称总账。

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对比上面的明细账和总账,大家发现区别了么,其实总账就是明细账的汇总,也就是科目汇总,明细账记录了每一张凭证的记录。

7. 余额表

就是一定周期内,一天、一个月、一年所有科目的期初、发生以及期末余额情况。

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8. 试算平衡

就是根据会计准则校验所有记账的借贷是否相等,来确定记账是否正确的校验,我们一般按照一级科目进行校验,得出试算平衡表。

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9. 期末结转

到了会计期末,损益类科目的余额是要清零的,也就是全部转入利润科目,这个过程就是结转,讲一个科目的余额转入另一个科目。

三、业务系统

一个企业的经营活动都会先成业务数据,比如用户下单了生成了订单数据,用户支付了订单生成的支付数据,用户确认收货了,生成了给商家的结算数据;等等,那么既然有不同的业务,就有了不同的业务数据。

1. 业务码

如何区分不同的业务以及业务数据呢,这就需要业务标识了,我们成为业务码,通过业务码,我们将所有业务场景进行了分类管理,你可以按照需要设置不同的分类。

  • 1001-支付;
  • 1002-退款;
  • 2001-打款;
  • 2002-打款退回;
  • 3001-确认收货;
  • 3002-退货成功;
  • 4001-银行对账成功;
  • 5001-充值;
  • 5002-提现。

2. 业务码用途

比如用户张三注册以后,先用微信充值了500元,过了两天用账户余额支付在A商家下单了一本书一共100元;张三收到货以后点了确认收货,平台就给A商家的结算账户里入账了95元,其中5元平台抽走了,案例中出现了这样几个经济活动

首先不同经济活动或生成业务数据:

  1. 张三充值在支付系统有充值记录:张三-充值-微信-500元;
  2. 张三下单买书订单系统会有订单记录:张三-书1本-100元-卖的A商家-余额支付;
  3. 张三确认收货后清算系统会有清算记录:A商家95-平台抽佣5元。

然后业务需要请求账务进行记账,在业务数据中加入业务码,传给账务系统进行记账,账务系统记录流水账:

  1. 张三充值:张三-5001-充值-微信-500元;
  2. 张三支付成功:张三-1001-余额支付-100元-A商家;
  3. 张三确认收货:张三-3001-确认收货-清算-A 95 -平台 5。

四、账务系统

账务系统就是记录业务的流水账,将业务数据转换成账务数据,并推动计入账户以及会计系统;账务要记录哪些账呢。

充值提现的账、支付退款的账、资金调拨的账、对账的银行账、对账差错处理的账,等等。

1. 账务记录

就是对业务进行分类,按照业务码设置不同的账务记账要求,要记哪些信息;也是业务要记不通过类型账务的时候传递什么样的参数,账务系统如何进行记录,比如用户在下单支付成功以后怎么记账。

账务核心设计方法

就像上面我们举的例子,那么请求到账务系统完成账务的记录,也就是生成原始业务凭证的记录。

  • 充值记账:张三-5001-充值-微信-500元;
  • 下单支付记账:张三-1001-余额支付-100元-A商家;
  • 清分结果记账:张三-3001-确认收货-清算-A 95 -平台 5。

2. 更新客户账户余额

我们知道,用户充值了,就需要去更新用户的账户余额,那么:

充值记账:张三-5001-充值-微信-500元下面这条账务就需要去客户账户系统去更新用户的账户余额;在客户账户系统生成账户流水并更新账户余额,这个我们在账户系统入门到精通介绍的比较清楚了。

3. 账务处理

账务系统接收到了业务系统的记账请求,基于不同的业务码,完成不同账务类型的记录,并按照账务处理设定,进行客户账户的入账以及请求会计系统完成会计记账的推动。

五、客户账户系统

大家可以看账户系统入门到精通,本篇文章就不详细介绍了。

六、会计系统

会计系统就是按照会计规范记录会计账的系统;其前置系统是账务系统。

1. 科目设置

我们知道,要想记账肯定是要先设定科目,也就是设置业务的账套;这个因为一级科目是有国家制定好的,所以基于以及科目进行明细科目的设定;设定好科目以后才能进行凭证的生成。

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2. 凭证规则

账务系统将业务凭证推送过来以后,按照凭证生成规则生成会计凭证,那么会计系统跟账务系统之间就需要一层映射关系,你用什么去映射;可以用费用类型,也可以用业务码,加入我们用业务码进行映射。

这时候就可以设定凭证规则了,规则要实现的能力就是账务系统传数据管来以后,会计系统要生成什么会计分录,即创建什么记账凭证。

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3. 凭证管理

账务系统推送过来账务数据以后,通过匹配记账规则,生成了记账凭证,账务系统推送会计系统可以实时推动,业务以按日定期推送,推动汇总过之后的数据,比如一天整个充值10000笔,那么可以按照设定的汇总规则进行汇总过以后,推送给会计系统;这里我们按照逐笔推送设定。

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4. 明细分类账

即明细分类账户的记账,上面我们生成了记账凭证,那么凭证就要计入会计账户,根据凭证里的科目找到对应的账户;只有最末级的科目下面才可以设置账户。

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5. 科目余额表

科目余额表就是记清楚所有科目在一个周期内的余额情况。

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6. 试算平衡表

这个在会计基础知识里介绍的比较清楚,这里就不做详细介绍了。

7. 结转

到了期末,要结转损益以及其他期末处理的时候进行会计处理,为每一个结转任务设定好凭证生成规则,按照规则结转凭证即可,比如将损益类科目余额结转至利润科目,清零损益科目的余额。

8. 会计报表

不做介绍。

七、最后

我们知道企业是在不断发展的,不同的阶段会有不同的系统建设选择,我们不要教条主义地去建设大而且非常完美的系统,继续实际阶段和需要,灵活地设计需要的系统,以满足业务需要或者用户需求为唯一目的。

不要过度要求功能设计的标准性;而且大部分企业的会计系统都是使用金蝶或者用友成熟的记账软件,那么我们设计的更多的就是账务系统和客户账户系统即可满足业务需要,而且会计系统建设也不是一朝一夕可以完成的,因为企业在成立的第一天就需要开始记账了,这时候大概率不会做会计系统……

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产品设计

用户体验决定SaaS成败,看完你就是专家

2021-9-6 15:16:37

产品设计

原来构建设计系统,就像搭乐高一样!

2021-9-7 10:59:37

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