电商运营应该掌握的库存知识点

释放双眼,带上耳机,听听看~!

库存与供应链息息相关,是业务的核心。电商企业中的相关系统与流程也是围绕着库存开展的,提升库存周转率,降低库存资金占有。近期刚好有几位朋友咨询库存的问题,这里结合之前的内容,将我们工作中涉及的库存内容进行汇总,希望对您有所帮助。

电商运营应该掌握的库存知识点

库存

库存商品是一个组织机构所持有的可供销售或自用的所有商品或物资材料,它们一般是在仓库中保存的一系列货项;它们是在供应链或在供应链中一部分的物资,它们以其数量、价值(金额)和所存放的位置来表示。

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数量是指按某种计量单位(如个、件、袋、包、千克、克、升、毫升等)可以计数的值,可以为整数或非整数。在库存商品管理中,这个数量要求准确,它们与后续运费计算、商品包装、运输等关系紧密。

价值(金额)是指可以用货币计量,包括库存商品本身的价值和增值或损失等。库存商品的价值高占有的资金大,会影响到企业的现金流。所以要建立合理的库存管理机制,确保库存商品良好运转。

位置是指商品的实际存储位置。企业的库存商品有实物和非实物(在线课程、虚拟货币、电子充值卡、电子礼品卡等)。

对于非实物的商品库存管理相对简单,有的提前生成,有的根据销售后生成,链条短,商品可以随时上下架。

实物商品的管理则要复杂的多,涉及生产商、批发商、零售商、用户等多个商品持有者,在流转过程中有时在供应商的仓库中,有时在运输的路上,有时在零售商的仓库中,有时在送往用户的途中…。

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(图片来源于同事的朋友圈)

所以,库存管理不仅是指仓库中的实物商品,也包括整个供应链中各个节点的商品库存。可以简单的划分为供应商库存、自营库存、商家库存、虚拟库存、客户库存及其他第三方库存、在途库存等。

常用的库存术语

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库存管理衡量的标准

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1.准确性:要求库存数据准确,商品在供应链节点上的数量都可以准确的通过系统反馈出来,便于分析与调整。

2.成本合理:高库存资金占有大,低库存可能无法满足生产需要,库存商品成本高,利润就会低,所以要通过ABC等方法优化库存商品结构,降低成本(采购成本、运输成本、库内管理成本、损耗等)。

3.动态实时:库存是电商销售体系的核心,数据要能够在各个系统间进行同步,动态的显示每个商品的库存情况,以便于运营策划。

4.多品类,满足需求:多品类可以覆盖多个用户群体,但需要合理的分析优化品类结构,不能一味的追求全品类而导致库存积压。

5.周转快、缺货率、滞销品、报损率:库存周转率和库存周转天数是衡量企业库存管理水平的重要指标,高转周可以使得企业的资金快速回笼,降低应收款周转天数(ToC的电商企业一般是销售即收款)。此外,降低库存商品的缺货率可以提升购物体验,剔除滞销品和报损可以降低资金占用风险,减少管理成本。

预测补货与库存

预测是针对一项产品或服务的预期需求所作的评估。电商企业的库存商品来源于采购及生产(库内加工),但采购多少,加工多少要基于预测。

对于预测要基于以下几个维度进行:预测的颗粒度、预测跨度、预测间隔、预测机制。

通常,我们都会基于历史的销售数据进行预测(补货)。预测的颗粒度通常是以SKU的销售单位为进行的,在生成采购意向单后,可以根据箱规进行转换。预测跨度大部分商品是4周,但要考虑节假日或大促等影响,可以进行调整。预测间隔可以按天或周进行更新,预测机制围绕用户购买的商品进行的,这部分是需要算法模型学习和支撑的。

对于补货场景可以分为新品补货、临时补货(大促补货)和日常补货。

新品补货由于没有历史的销售数据分析,可以依赖于商品相关性或竞品分析进行;临时补货则要基于同比历史数据及当前用户购买情况进行推测;日常补货是比较频繁的工作,补货的主要过程如下图。

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这里面常用的预测方法分为定性预测法和定量预测法,具体如下图。

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关于幼稚法、移动加权平均法和指数平滑法的样例可以阅读《库存ABC及预测模型》。

供应商和仓库与库存

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企业的库存来源于供应商,通过采购单入库后产生。为了快速收货与入库,有的企业会设置中转仓,采购商品会先入到中转仓,然后由中转仓根据采购单再调拨至其他仓库。

此外,为了快速满足用户需求,当一个仓库的商品库存不足时,可以通过供应商补货到仓库,也可以通过仓间调拨进行补货。这便涉及到调拨计划,它同样是根据仓库的库存数据(安全库存等)、销售数据以及采购数据进行测算的。

在仓库中保存合理的库存就是为了更好的满足客户需求,但企业为了快速的库存周转成本并更好的服务于用户,通过供应商直发的方式减少供应链的环节(入库再出库),这便是供应商直送模式(见下图)。

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这种模式与平台商家的模式有些类似(商家入驻到一个购物平台如天猫、京东,平台提供流量、店铺等服务,用户购买商品后,由商家负责发货,平台按销售商品收取佣金和平台使用费等)。

对于供应商直送模式,一般是购销的结算方式,企业与供应商的结算方式有经销、代销、联营等几种方式。在系统的处理上,都是根据用户销售订单并进行转单(转成采购单)并同步到供应商,以便于后续的应付结算(如下图)。

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这种方式不会入仓,仓库没有库存,对于成本核算部分也相对容易(符合移动加权、先进先出等规则,只是入即出),在数据流保证完整性即可,但是对于转单时的规则、时点要与供应商确定好,如用户下单即转单还是供应商发货才转单。

这种不入仓的是以销定采的一种方式,还有一种入仓的以销定采模式(如下图)。

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这种方式,用户产生了多张订单,后端OMS系统根据订单商品归属的供应商进行汇总,同时查询当前设置的采购价格,生成采购单并同步给供应商,供应商生产完成后,将货送到仓库,再由仓库根据订单进行发货。现在电商公司的预售(是一种促销活动)和商品预订和这种方式差不多。

再扩展一下,商品到仓后,不进行上架,直接发送给用户,这便是越库。

越库(Cross docking)是指货物从收货过程直接“流动”到出货过程,穿过仓库,其间用最少的搬运和存储作业,减少了收货到发货的时间,降低了仓库存储空间的占用。同时也降低了货物的保管成本。

这种场景,我接触过的是大客户订单(批量采购后直接打包发给大客户)或到店到家(线上用户下单-门店自提,仓库打包出库后直接送到门店,在门店就属“越库”)。

电商企业的几个系统间的库存同步与关系

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如上图,概括起来库存分为三部分,如果不设财务存为两部分即ERP库存与财务库存融合,这里按三部分进行说明。

销售库存

销售库存是企业的可交付库存,也就是能够满足多少用户需求的库存。它包括商家的库存和自营的库存。

商家库存一般称之为虚拟库存,由商家自行设置与管理。当然如果商家的出入库由企业统一管理,那么它的库存也是基于WMS库存变化(仓配一体化),在这里我们以自营库存为例。

根据前面所述,自营商品也有入仓和不入仓的场景。不入仓的商品(先销后采或供应商直发),它的销售库存属于预售库存,预售数量如何设置是要参考供应商的供货能力的。这便是协同管理,供应链上有一个模型叫CPFR(Collaborative Planning Forecasting and Replenishment的缩写,协同式供应链库存管理,也叫协同规划、预测与补货)。

销售库存是面向于消费者的,它包括普通用户和企业用户,为了保证某些大客户的购买,会进行预留库存。此外,电商企业也会入驻到不同的平台如天猫、京东等,这时因为系统间对接或某种情况无法实现库存共享,那么也会给渠道分配一部分库存。

所以“可售库存=正常库存-订单占用-渠道占用(包括天猫、大客户统称为渠道)”,这个可以根据实际业务进行调整。

用户在平台选购商品时,平台会根据用户所在的区域(省、市、区)进行库存判断是否可购买,这个依赖于配送区域模板。

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仓库库存

仓库库存一般是指实物库存。实物库存存在于供应链的相关节点上,如供应商送货中为采购在途、由DC仓向FDC调拨途中为调拨库存、在仓内为在库库存、在门店(小型仓)为门店库存。并且在仓内可区分多个库区、不同的货位。

这些上位系统(ERP销售)并不关注,属于实物库存管理的范畴。所以计算一个仓库实物库存数据应该包括这些节点的库存,以便于采购计划和生产计划的安排。

一个仓库要与区域(城市)关联起来,即仓库覆盖的区域。同一个区域可以对应多个仓库,在商品销售时要根据仓库的优先级进行选择。基本原则是最小拆单量、最短配送时间,因为这关乎到用户体验。

商品在仓库中一般都是按照先进先出的原则出入库(有些商品除外)。所以在WMS系统中会有批次库存的概念,批次号一般作为先进先出的依据(批次号规则要确定好)。

一个仓中包括多个供应商的商品,系统中还要有供应商库存,以便于区分商品。对于实物商品的出入库需要严格按系统指定的批次出入库,做到账实一致。但有时由于不同供应商的相同商品国条码相同,在出入库时也会出现问题,这些可以通过货位等进行管理。

财务库存

财务库存是进行成本核算的,它的数据来源于ERP和WMS,通过出入库流水单据,依据某个确定的成本核算方法(存货计价方法)进行商品成本的计算(常用的是先进先出法、移动加权平均法、加权平均法、个别计价法等)。

很多电商企业的系统没有设置财务库存,而是将其与ERP进行结合,个人是不推荐这种方法的。随着业务的复杂度加大后,系统的复杂度也会大幅增加,同时出现问题后处理非常繁琐。

在传统的财务软件中都有存货管理,用于财务核算存货金额、数量、减值等,会有一个“存货”的会计科目来记录其相关值。存货用来销售的,存货在没有销售前可以称之为库存,它的价值可以理解为生产成本(生成产本=料+工+费),销售后生产成本就转换为营业成本,可以进行利润的计算。

库存与存货之间确实在一些区别,但个人觉得这并不妨我们去设计和理解。个人觉得只要我们把该记录的数值都核算准确,数据值间的变化轨迹清楚,业务或财务等用户想要的数据可以以有效报表的体现出来,那么基本就不会存在问题。

三种库存关系

销售库存代表的是电商企业的可交付能力,它的库存结构较复杂,一般采用共享库存、独占库存或两种混合三种模型。这层库存系统或服务要求能够提供持续的、快速的、准确的数据,同时要保证充足的可售库存。

所以,销售库存依赖于仓库的实物库存(虚拟的这里不考虑)。为了保证可交付能力,实物库存的分布和存储是依赖于销售预测分析的结果的。如中转仓设置在哪里,RDC、DC或FDC仓建立在哪,它们之间应该是一个什么样的网络结构,这又涉及效率和成本的考虑。

财务库存根据企业的系统应用架构、业务情况和技术能力来决定是否建立。增加一个系统,会增加系统间的调度、数据间的同步、核对等诸多问题。谨防数据孤岛的囧境出现。

库存的牛鞭效应

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1.推动式:简单理解就是上游供应商向下游零售商铺货的过程。这种模式以制造商为核心,产品生产出来以后从分销逐级推向客户。分销商、零售商处于比较被动的地位,企业间的集成度较低。

2.拉动式:这种运作模式的核心是通过订单式生产方式或以销定采来应对不断变化的市场,提前将不确定需求转化为固定的需求。它的驱动力来源于最终用户,企业间的集成度较高,信息交换迅速,可以根据用户的需求来实现定制化服务,整个供应链上的库存量较低。

3.推拉结合:1和2的方式都有。这种模式的核心是通过双驱动、双循环来确定供需,以安全库存为缓冲区,将不确定的需求转化为相对确定的供应,保证供给端和需求端的利益最大化。

在之前服务的公司在初期布局线下门店时,门店售卖的商品便是由总部铺货的方式进行的,后期随着门店的销售数据积累及经营的日渐成熟,改为门店主动要货的方式进行。

无论采用哪种模式,其目的是让库存合理,这其中涉及多个从供应链中的节点,如供应商、制造商、分销商、批发商、零售商、最终用户等。在实际的工作中,需求会被层层放大,形成牛鞭效应(如下图)。

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牛鞭效应很好理解,以我们在日常的一个项目需求的从业务需求开始到最终上线的工作时间评估为例(如下图),所以牛鞭效应不仅存在于供应链中,在日常的工作中也是比较常见的,这可能也是加班磨洋工的一种不好的现象。

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降低牛鞭效应对库存的影响,最主要的就是提升预测的准确度,加强上下游的协同管理,减少不确定的因素的影响。关于这部分可以查找相关的资料学习。

VMI供应商管理库存

VMI(Vendor Management Inventory, 供应商管理库存),简单地说,就是根据库存的最低水位、最高水位和需求预测,由供应商自主安排补货,包括补货数量和补货时间,目标是把库存维持在最低水位和最高水位之间,达到一定的服务水平(有货率)。操作得当,VMI简化了客户与供应商之间的产品流、信息流和资金流,降低了双方的交易成本,降低了供应链的总库存,因而被广泛应用于各个行业-摘自刘宝红老师书。

VMI库存管理的特点有两个:一是透明,让供应商知道自己采购方有多少需求,从而制定相应的生产计划;二是usage,即根据采购方的实际用量进行生产。

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对于VMI我个人的理解如上图,用户需求就这么多,如果没有采用VMI管理方式前,供应商到批发商到零售商都会备出来满足下游需求的安全库存,由于预测不准或其他因素影响,总的库存会远大于用户需求,会产生库存过量。

采用VMI的管理方式后,VMI将供应链中各个节点的库存统一起来,用户需求真实的反应出来,各个节点的库存是透明的,这样供应商也不会盲目的进行备货,从长远来看对各方都是有利的。

相比于传统的仓储管理,VMI库存相当于一个中间桥梁,连接的采购方的库存和供应商的库存,供应商把物料运输进VMI仓库,采购方从VMI仓库中拉去货物,用多少付多少,而供应商根据VMI仓库的库存水位进行生产。

但是VMI涉及的到数据信息的同步、共享,仓库管理等各个方面,实现并不容易。尤其像电商企业这种重用户体验、关注履单效率的非生产型企业,实现VMI更加困难。所以,才会有以销定采、供应商直送等多种模式。

安全库存

安全库存,也称安全存储量,又称保险库存、缓冲库存,是指为了防止不确定性因素而预计的保险库存量。安全库存不是必须品,是为保险或预防所准备的,主要是为了应对异常和意外而需要长备的库存。如果供应链中的各个环节都是稳定的(用户需求稳定、生产稳定、运输稳定…),就不需要安全库存了。

安全库存是介于周转库存与多余库存之间的库存(如下图)。

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周转库存就是企业的最低库存,是必须要保证的库在眲,如果低于这个库存,理论上就是断货,它等于提前期内的预计消耗量。

公式:最低库存= 订货提前期 * 日均需求量。

订货提前期是指从订货需求的确认一直到收到实物的这段时间。

日均需求量是指未来一段时间平均每天的需求数量,这个和前面介绍的预测方法有关(如幼稚算法、指数平滑法、加权平均法等)。

安全库存的不确定性,有三方面:需求、供应和有货率要求。

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安全库存的三种算法

1.方法一:安全库存=日均需求量 * 紧急采购周期

紧急采购周期是订货提前期各环节加急处理或特殊处理的时间总和。一般情况下紧急采购周期比订货提前期短得多。

2.方法二:安全库存=最大离均差 * 订货提前期

最大离均差,就是某一商品,在一个周期内,最大一天的耗用量和这个周期内平均耗用量的差值。最大离均差=单日最大用量-日均用量。

订货提前期是指从订货需求的确认一直到收到实物的这段时间(见面也有描述)。

这种算法可以有效的应对需求的不确定性,但是由于采用最大离均差,当差异较低大时会大幅拉升安全库存,加大整体库存量,不利于总库存的控制。

3.方法三:经典公式

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L是指提前期,L的平均值,就是提前期的平均值。d是日需求量,σd,是日需求量d的标准差。d的平均值,就是日平均需求量。σL,是指提前期的标准差。z,指一定服务水平下的标准差个数。

以上安全库存的内容引用于”头条@许栩原创之管理与职场”,个人觉得是比较好的,如果我们在实际的产品设计时用到可以参考。

写在最后

通过库存的管理,可以了解到,在供应链管理中会涉及很多细节。我们在参与在中小型的电商企业的业务需求规划,系统设计时很多时候仅实现了其中一部分且比较简单。

本篇是一个关于库存的大杂烩,相信阅读后会帮助我们在脑子产生这个印象,有助于全方位了解一些业务,同时,可以以这些内容为参考点,在后续工作中可以有侧重点的去完善。

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