团队如何进行高效沟通

不是在沟通,就是在准备沟通的内容,这是产品经理的基本工作现状;沟通能力是产品经理核心能力之一,虽然我们深知沟通的重要性,但在实际沟通中仍会遇到各种各样的问题,踩各种各样的坑。此篇将结合理论与实践,分享一些产品工作中高效沟通的看法。

团队如何进行高效沟通

沟通定义

在思考「如何高效沟通」这个问题前,首先要明确「沟通」的定义。

毕竟在有边界的问题里讨论,才有落地的意义。

百度百科的定义如下:

团队如何进行高效沟通

沟通的过程,是大家不断确认彼此认知状态的一个互动过程。你对某事的看法是如何,我的看法是如何,我们的观点哪里相同哪里相异,什么原因使得我们的看法不同,自己是否有认知设限,抑或他人是否有逻辑悖论…这个过程,才真正是沟通中最核心最重要的。

对于团队工作来说,我觉得沟通的本质就是解决问题,不解决问题的沟通是无效的沟通。沟通是带有目的性的,不管这种目的性是否在单方或双方的头脑中是一个明确的思路。

“沟是过程,通是目的”

乔哈里视窗沟通理论

乔哈里视窗(Johari Window)是一种关于沟通的技巧和理论,也被称为“自我意识的发现——反馈模型”,中国管理学实务中通常称之为沟通视窗。这个理论最初是由乔瑟夫(Joseph)和哈里(Harry)在20世纪50年代提出的。视窗理论将人际沟通的信息比作一个窗子,它被分为4个区域:开放区、隐秘区、盲目区、未知区,人的有效沟通就是这四个区域的有机融合。

团队如何进行高效沟通

开放区

开放区(公开区)是指自己知道,别人也知道的信息;

例如你和业务沟通时,产品现有的一些基本业务逻辑,行业的部分通用术语等;

开放区具有相对性,有些事情对于某人来说是公开的信息,而对于另一些人可能会是隐秘的事情。

在实际的工作中,团队共同的开放区面积越大,沟通起来也就越便利,越不易产生误会。

当下越来越多团队实行站会/OKR,定期定时同步团队信息,减少信息差,来拓展团队的开放区;

我们沟通前需要预估与沟通对象的开放区在哪,让沟通的内容尽量的在这个区域内,并在沟通中试探开放区的边界,当发现信息超出开放区后,就要先同步信息,扩展开放区,然后再继续后续的交流。

盲目区

盲目区是指自己不知道,别人却知道的信息;

例如你在和开发沟通时,开发和你说的一些你不懂的技术实现原理;你在和业务沟通时,业务和你说的一些你不了解的业务细节场景;

在盲目区那我们需要谦虚学习请教,做到足够的信息输入,并注意对接收的信息进行整理,再对信息进行逻辑输出;我们需要信息来加深产品的认识,为更好的产品设计提供基础;

但是切记盲目的接受而不加思索;尤其是在跟业务方需求方讨论需求的时候,我们要注意区分什么是信息,什么是观点;其中“信息是事实存在的,观点是主观判断的”;

在现在这个宣传”人人都是产品经理“的时代, 很多需求方更多的是直接提出需要新增xx功能;常听到的话语是“我们有xx问题,需要新增类似竞品的这个xx功能”;

而这个时候作为产品经理我们需要做的是进一步的深挖,“什么用户会遇到这个问题?在什么场景下遇到这个问题?问题出现的频率有多高?遇到这个问题的时候是怎么解决的?对用户有什么影响?…”不断的通过一系列问题缩小自己的盲目区,提升对需求的认知,不断挖掘需求的本质;就像福特例子中“马车与汽车”的故事。

例如我们也要不断的理解技术实现的边界,避免出现提出类似“app主题颜色随手机壳颜色变化”的需求;

隐秘区

隐秘区是指自己知道,别人却不知道的信息;

换位思考,该区域就是你沟通对象的盲目区,所以一定要注意补齐信息差;

例如你提供的需求文档规则不清晰时,技术同学就不懂该要如何实现;

沟通中大部分的误解都是从这个区域产生的。你知道,以为别人也知道,但是当你讲了半天发现别人还是一脸懵逼时,就会产生诸如“这么简单的问题怎么还不清楚”的疑惑,原因就在于你并没有把你知道的信息提前告诉你的沟通对象,导致沟通信息基础不对称。

所以在该区域我们需要先思考自己所表达的信息是否是在他人知识的“盲目区”,把可能造成障碍的概念提前解释一遍,先扩大沟通的“开放区”,然后在这个基础上进一步沟通;

未知区

未知区是指自己不知道,别人也不知道的信息;

例如你跟技术都未考虑到的逻辑漏洞,你和业务都未发现的场景;

在该区域,需要团队的共同努力,更多的信息输入,更多的深入思考,不断的缩小该区域;

笔者近期刚接手一个新的业务,发现历史遗留的开发任务中,存在一些需求评审不够深入而导致开发后期无法实现的逻辑漏洞,导致需求的返工,浪费团队资源的情况;

小结

在此之前,我认为的高效沟通方式,就是做到信息透明化,让相关的信息在团队中足够透明,保持大家的信息认知一致;但是通过上述的分析,发现其实太理想了;

实际中还存在如“盲目区”“隐秘区”“未知区”等的信息沟通障碍,未来需要在这些模块不断的扩大沟通方之间的开放区,不断的缩小双方的“盲目区”“隐秘区”“未知区”;

高效沟通流程

主要从沟通前,沟通中,沟通后的几个环节来分析;

沟通前

明确沟通的主题和目标

无论是会议沟通还是单人沟通,沟通前一定要明确此次沟通要沟通什么内容,要达到什么目标,解决什么问题。否则会出现一堆不认识的出现在会议室,然后一句话不说,面面相觑的尴尬场面;

当目标很大时,可拆分目标,分阶段进行,每次会议解决一个问题,多轮会议后就能达到那个大目标了。

明确沟通对象及关联方

做需求调研时,经常需要跨部门沟通,而且涉及部门可能是多个。所以会议沟通前要明确主要沟通方和关联方,不能遗漏,否则会后执行要找关联方提需求时,是不会有人理你的。

同时明确沟通对象,能够让自己提前预估各方的沟通信息视窗;提前思考哪些资料信息是需要在沟通中同步,哪些信息需要重点说明;提高后期的沟通效率;同时也让自己知道自己的盲目区信息该找谁补充,自己的隐秘区信息该如何同步,可能的未知区信息该如何缩小等等。

沟通资料的完善准备

沟通材料是帮助我们扩大沟通各方信息“公开区”的最有利工具;

通过上一步骤,我们已经知道沟通对象多有谁,据此去准备完善的沟通资料,保证这些材料能帮助你让参会人中信息了解最少的人也能明白你的意思,避免会议室上浪费时间临时准备材料。

沟通中

目标导向

前文已经说过对于团队工作来说,沟通的本质就是解决问题,不解决问题的沟通是无效的沟通;

我们的每一次沟通,都是为了解决一个问题,获得一个结果。而且有些跨部门沟通会议组织都是难以组织的,没有秉持结果导向,会议后没有结果输出,其实是浪费大家的时间;

所以在沟通开始时,需要提前与沟通对象确认本次的沟通的主题与目标;

把握节奏

有效的沟通需要双方共同参与,主导中要依据情况把握节奏;

沟通过程中要注意避免几种情况:

场景1:一边倒的沟通。无论是跟业务调研需求,还是跟开发做需求评审,都容易陷入一边倒的陷阱,一方从头BB到尾,另一方神游天际还好像一脸认真的样子,结果自然是会议时间浪费了,会后把讲过的话再一人复述一遍;

场景2:过度发散的沟通:高效沟通最大的敌人就是过度发散,参与人数越多,发散可能性越大。过度发散偏离沟通主题会浪费大家的时间,导致低效的沟通结果;

针对性的解决方案:

场景1解决方案:

分清沟通内容轻重,重点内容投入更多时间精力,多做信息铺垫,扩大沟通双方“开放区”,非重点内容简单说明;

重点内容介绍时适当降速,给予更多时间,让对方理解;

重点介绍完,主动询问,及时答疑解惑,确保大部分人完全理解;

场景2解决方案:

把控沟通节奏,当发现讨论问题过度发散时,要及时且明确的把讨论方向拉回正轨,以免浪费大家时间。

结论同步

日常沟通中经常出现的问题是,表面上大家对沟通内容,沟通方案达成一致,但是在执行的过程中经常会出现理解偏差,产品经理的理解是a,而开发执行的时候是b;

所以在每次沟通结束前,需要做好会议结论同步;将结果总结并列出,保证大家的理解一致;

同时可以通过文档/邮件的方式同步给大家,保证大家的认知信息在“开放区”内;

沟通后

沟通后我们需要做的是及时的复盘总结;

及时总结是保证沟通过程中的成果最大化保存的最好方式,包括沟通过程中获取的信息,沟通结论等;

同时复盘自己在沟通过程中的优缺点,为完善下一次沟通做好准备;

沟通过程顺利进行:是因为自己前期的准备比较完善,沟通过程中尽量的拉齐了大家的“开放区”还是其他因素?

沟通会议为达成目标:是因为自己的“盲目区”过大,导致方案出现逻辑漏洞被打回?还是因为自己的“隐秘区”过大,导致沟通过程中没有让对方理解自己的方案?还是因为触及团队的“未知区”无法实现?还是其他如“过度分散”等等;

最后

工作中的很多问题,本质都是沟通问题,好的沟通,会事半功倍。

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