如何组织一场高效的组织会议活动?

产品经理在日常的工作当中,不管是需求讨论、方案评审还是运营培训、售前支持等事宜,都需要我们组织相应的会议来做正式的沟通。有时,不仅需要组织部门内的产品、技术和测试,甚至还得需要邀请其他部门的相关干系人参与。组织会议是产品经理经常使用的沟通方式,那什么样的会议是高效的呢?又该如何组织一场高效的会议呢?以下是笔者对日常组织会议活动的一些心得和体会。

如何组织一场高效的组织会议活动?

一、会议的组织和安排

1.区分干系人重要程度

参与会议的人员越多,会议时间就越难协调。因为每个人都会有自己需要处理的事情,如果会议的事情对TA来说无关紧要,有时也会想着自己休息下或者偷下懒。这时,我们需要把所有的干系人像需求一样定下优先级,然后按照优先级的先后顺序进行沟通,把最重要干系人的时间确定下来,然后协调其他干系人调整时间尽量参与。无论干系人是否能及时参与会议,会议确定的讨论事项结果,都需要同步所有干系人。我们最期待的情况,还是所有的干系人都能参与其中,现场发表自己的意见。

2.明确会议主题和内容

本次会议需要讨论哪些内容、想要达到什么目的,紧急重要程度等都需要十分明确,让参与者真正意识到会议的重要性。如果没有在组织的过程中说明,那么这场会议很有可能会变成一个茶话会,后续也很难再把大家聚集在一起。

3.要提前同步会议安排

一般情况下,我们在交流群中将会议信息提前同步即可,但是最好的办法还是采用邮件约会的形式更加靠谱:一是邮件约会自动插入日程安排,这个也是很多办公同事比较习惯的方式,可以避免自己在繁杂的工作中错过重要事项;二是邮件约会可同步干系人直属领导,将整个事情正式化,引起参与者的足够重视;三是邮件约会可以设置到期提醒,自动在开会之前进行提醒,不用自己再多次提醒,节约后续沟通成本。

使用邮件约会最好是提前1-3天通知到相关与会干系人,这样的话便于与会干系人了解会议的相关信息,提前做好会议准备。而在会议当天,最好也提醒下相关与会干系人,以免因为其他一些事情占据干系人的参会时间,而影响会议的正常进行。

二、会议的沟通和结论

1.紧跟主题控制好节奏

会议正式开始之后,需要逐步推进每项议题,保证都能得到有效的沟通,避免在一个问题上讨论过多的时间。一旦发现某个问题没能及时讨论出结果,要及时打断。让与会者意识到大家在这个问题上花费了较长的时间,如果最后会出现延时,也是大家共同的选择。有时我们在开会时,会出现大家讨论了很多内容,但是会议结束后,却发现没有任何结论,也没有任何待办事项。这种会议只能称之为“茶话会”,虽然热闹,但是没有任何意义,而且也会严重影响各干系人下次参与的热情。所以,会议期间还是要时刻紧跟主题,控制好节奏。

2.明确会议结论和事项

在会议过程中,难免会遇到一些我们不是特别理解的问题,可能是其他成员的表达方式不同,也可能是自己没有理解相关业务。这些并不可怕,我们可以记下问题然后再学习,但是在现场会议结束的时候,除了会议讨论内容要及时同步外,会议纪要中一定要注意明确讨论事项的结论、负责跟进的人员和预计完成的时间表。只有明确了这些,整个事情才是一个可落地,可跟进的事项,否则最后可能就会不了了之。建议抓业务关键词、抓负责人、抓时间表,以此来推动事项的完成。

三、事项的跟进和落实

1.跟进和落实具体事项

会议讨论事项的具体落实,其实就是按照会议结束时确定的结论、负责人和时间表进行跟进。这个过程中,千万不要一味地催促进度,容易引起反感。我们可以在询问方式上采用一些小技巧,比如询问在任务完成过程中是不是有什么困难,有没有需要自己或者团队的帮助,站在业务负责人的立场上来有效推动相关具体事项的执行和落地。

2.利用站会来了解进度

每日站会是一个信息同步的良好平台,可以根据成员在站会上的说明非常直观的了解会议分配任务的完成情况,及时采取相应的推动措施。如果团队中没有站会或者站会开地不够及时,那么也可以利用周会或者在会议纪要的基础上直接收集进度完成情况。总之,要提前为自己应对可能出现的风险预留一定的时间,千万不要在最后加班加点,甚至出现延期的情况。

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