FMS系统 | 付款流程之排程

在财务进销存系统的结算模块包括结算单的生成、审批、发票管理、付款几个主要部分,这些都可以翻阅之前整理的内容。

FMS系统 | 付款流程之排程

对于应付账款一直都是财务月结前的主要工作,也是公司资金流出的主要款项,如何付款,给谁付款,优先级如何判定都是资金组要综合考虑的,本篇就介绍下付款排程方面的内容。

付款排程

个人理解,付款排程就是财务资金组根据应结款项的金额大小,合作商的优先级并结合公司当月的资金预算较合理的生成付款计划,最终依据审核后的结果进行付款的全流程管理。

FMS系统 | 付款流程之排程

在上图上业务/结算组就是系统根据供应商合同、采购单据或销售单据(因为结算模式不同)按照账单日期生成结算单即应付单据,这里的应付单据除了货款还有费用调整单据、预付款等。

前面梳理时,在公司内部审核后会推送单据到对账平台,供应商开据发票,然后进行付款申请,付款申请要么付、要么延期付款,这是比较简单的流程,适合主要的业务场景。

随着财务管理的加强,公司预算和资金归集等组织模式变化,可以引入排程计划,更灵活合理的进行后续付款流程。

在上图中资金计划部分就是付款排程涉及的主要内容,它包括排程、计划汇总、计划分解和付款几个主要部分。

付款申请单

付款申请是指业务部门根据自己业务需要,向资金管理部门提出的在未来一定时间内需要支付的款项。

对于付款申请单的来源有几部分如:手动录入申请单、预付款申请单、应付结算单,流程图中以应付结算单为例。

付款申请单可以是多个供应商多个结算单集中申请,在申请付款时会验证供应商是否冻结、应付账款是否大于零等相关条件。

如果系统中设置了父子供应商,在验证时要以父账号进行汇总验证,规避公司应付风险。
计划排程

付款排程的生成有手动或系统自动生成两种方式,所谓付款计划是资金管理部门受理业务部门提出的需要支付款项的申请,并对支付款项进行计划安排,即形成付款计划。

手动操作主要是根据计划周期(资金管理部门安排支付款项的周期)如按周、双周、月等周期安排付款计划。

在自动生成排程时主要是考虑资金计划项目及供应商的付款优先级设置自动排程规则,在以前的公司时曾开发过付款排程模块,主要是由系统对结算单进行校验、抵扣、去重等处理确定哪些结算单可以付款,并生成排程表。

列举几个具体规则供参考如下:

1.合作模式为‘按订购总额结算’,不生成付款排程单;

2.供应商下保证金未缴纳;供应商需要为未冻结;

3.结算单未包含发票信息、应收发票金额为零不判断发票、结算单金额为负数需要判断发票信息;

4.发票必须为已审核;

5.合同需要为有效,如无效,则需要判断;结算单到期日不能大于付款时间

付款方式

在进行排程的同时要确定付款方式及如何安排付款,付款方式会有银行转账、现金、商业汇票等多种方式的组合,对于安排付款主要有以下几种:

  1. 全额支付:是指选中的当前期付款申请单,在当前期安排支付
  2. 部分延期:指选择本期付款金额和指定余款在以后哪个期间支付
  3. 全额拒付:是指选中的当前期付款申请单,全部延期到下期安排支付
  4. 全额延期:是指选中的当前期付款申请单,全部指定在当前期以后哪个期间安排支付
  5. 提前支付:是选中的以后各期付款申请单,提前到当前期安排支付。

付款方式和如何付款都确定后,需要进行提前审批,如何是多组织即有上级资金组织,则要流转到上级进行核准。一般情况下电商公司财务都是独立的一个部门属于单个组织(集团型属于多组织)。

计划汇总

计划汇总是指资金管理部门按计划周期对该期间内的付款计划进行「汇总」,「汇总」后即表示该期间的计划编制完成。

计划编制按付款组织、计划期间、币种进行汇总,汇总后的计划不可再行编辑,但可以在审批前进行取消汇总。

在用友NC付款排程中要求每期的计划编辑必须进行汇总操作,然后进行汇总审批,只有审批后的计划才可以进行分解、生成付款等后续流程。

专业的财务软件中付款排程依赖于供应链相关模块的启用及业务流程,比较复杂,我们自开发的财务进销存系统可以相对灵活一些,计划汇总的便于资金计划人员从整体上进行把控付款,应该还是必要的。

计划分解

计划分解的目的是细化具体支付方式和拆分为多次付款,通过分解可以将计划生成安排付款的明细记录。

这个过程有点类似于拆单,因为付款方式不同一个付款申请单需要按支付方式及金额进行拆分多笔支付安排即多个付款单据。

在之前梳理FMS付款流程时,一个结算单对应一个付款申请单,一个付款申请单包括多个供应商多个结算单,付款单则对应多个一个付款申请单多个结算单。

对于预付款或质保金返还等,则一般是一个申请单对应一个付款单。在付款排程中,相当于一个付款单又进行一次拆解。

在前面介绍安排付款时,有5种(全额支付、部分延期、全额拒付、全额延期、提前支付)其中「部分延期」就涉及金额拆分,但这个属于付款申请的拆分。

计划核准

核准主要指的是上级资金组织的审核后录入核准金额,由上级拨款,再进行付款支付,在流程图的虚线部分;前面介绍了由于我们的公司一般都是单组组的,所以不涉及核准过程,核准实际上就是一个审核环节。

最终资金组是根据最终确定的付款单进行付款的,如果对接银企直联模块,系统控制好后续付款单都是自动流转的。

总结

财务付款是资金的流出,及时付款也会赢得供应商的信任,付款排程不仅可以控制风险,也是财务统筹安排资金的重要部分。

它就是一种计划安排,但这种计划是要结合流入单据及相关配置进行的,在系统设计时要考虑其手动调动,不能一味的依赖于系统条件,排程就是将付款的行程安排妥当即可。

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