基于业务的 CRM 系统搭建:项目执行篇

今天接着前 3 篇文章,继续讲销售型CRM 系统。本文的重点是 CRM 系统的重要模块「项目管理」。这里的项目管理,不是产品开发过程的项目管理,而是销售签单之后,方案执行的过程管理。

基于业务的 CRM 系统搭建:项目执行篇

项目管理的流程很长,可以从销售和客户达成合作意向开始,涉及到客户需求管理、合作项目执行,完成项目后客户回款到位,合作算是告一段落。

每个公司的管理方式不同,但流程大同小异。

项目管理可以分为 3 个阶段:前期需求阶段、项目执行阶段和项目复盘环节。分别由销售、项目经理、项目组成员、财务、法务团队,一起完成。

1、前期:需求阶段

前期需求阶段,最重要的是需求判断。

销售和客户达成合作意向之后,会根据客户的要求,整理出服务清单,并整理客户的需求和预期结果。

项目最终是要项目经理来执行,如果前期不把好关,后期发现无法执行,影响后续的合作。

项目经理要判断客户的需求,有没有违法公司的价值观,比如说对于我们公司来说,电子烟产品,单子再大,也不会去接。有没有不符合我们受众的,比如说推荐疾病或电子货币,投入再多的广告,客户的收益也是很低的。

还有产品有没有瑕疵,宣传点有没有问题,都需要项目经理团队来审核。

对应 CRM 系统,我们要提供「客户需求」模块,包括需求管理、需求审核功能。

完成以上,就可以进入立项阶段了。

2、立项阶段

立项阶段分为 3 部分:项目规划、方案输出、和合规审核。

需求确认无误后,项目经理要进行做 3 件事情,项目规划、方案输出,提交审核。

项目规划

梳理出预计的项目开始时间、结束时间,确定每个服务清单的里程碑时间。让销售、客户有心理预期,让执行团队,提前做好准备。

方案输出

项目经理、策划要和销售一起,把客户的需求,转化为策划方案。只有方案客户确认,才可能进入下一步。

在方案输出的同时,方案预计的成本,项目经理要大致预判可能的成本,如果成本较高,需要进一步修改方案或提高售价。

合规审核

合规审核分为财务审核和法务审核。

财务审核:需求和卖点都没有问题,那财务会审核,项目成本会不会太高,如果超出某个值,那也是不会通过的。财务要对公司的利润率负责。

法务审核:最后一道是法务,合同会不会产生纠纷,合作的内容和方式,会不会给公司带来麻烦。

完成两道审核,销售就可以拿着方案和具体的报价单,和客户沟通,如果没有什么问题,那就可以把合同提交到法务,申请转为正式合同。

一切妥当后,项目进行执行阶段。

涉及到的功能模块有:「项目规划」、「方案管理」、「成本预算管理」和「审核模块」。

小 Tips:合同和项目,最好是 1 对1,避免后续统计的麻烦。

3、执行阶段

项目执行阶段,涉及到的角色比较多,大致有业务线老板、项目经理leader,项目经理,项目执行人员,财务、法务,销售。

每个角色的关注点不同,我们提供不同的模块满足对应的需求。

业务线老板

是要总揽全局的人,最关注部门给公司挣了多少钱,还有多少项目正在执行。

我们要给老板提供仪表盘,进行项目总体情况观察,包括「项目执行金额」、「项目进度分布」、「项目成本报表」。

项目经理 leader

手边同时进行的项目,可能达到上百个,要他一个一个的汇总项目进度,直接结果就是疯掉。

项目经理leader更关心是的,项目时间规划,项目执行进度,以及执行过程遇到哪些问题,以及对整体成本的把控。

我们提供了「项目进度表」,当项目没有达到预定的计划,会及时向leader发出预警,超过成本红线,也要重点关注。

基于业务的 CRM 系统搭建:项目执行篇

项目经理

作为一线执行者,要从立项跟进到项目结束,要做 3 件事。

任务管理:创建项目执行计划,需求拆分成任务,协调资源,确定每个服务清单的里程碑。

成本管理:通过 OA,提交项目过程中的成本,财务审批后打款,并记录到项目的成本中。

结果同步:任务完成后,方案执行结果同步销售,任务清单状态更新。

1、任务管理模块

根据销售提供的产品清单,拆分成不同的任务。

并根据梳理出预计的项目开始时间、结束时间,确定每个服务清单的里程碑时间。让销售、客户有心理预期,让执行团队,提前做好准备。

我们要给项目经理提供任务管理模块,包括需求管理、任务分配、执行进度管理。需求的结构为:「需求」 - 「任务」 - 「子任务」。

举例

产品清单是要执行 3 场直播,那项目经理要拆分成 3 个任务,如 5 月份直播、6 月份直播、7 月份直播。
5 月份直播任务,拆分成直播方案策划、宣传稿设计、广告位预定等子任务,每个子任务设置对应的执行人员,如产品经理、策划、设计等角色。

2、成本管理模块

项目在执行过程中,会产生一些成本,比如说 KOL 写稿,需要进行结算,并记录到项目成本中。

于是我们打通了 CRM和 OA 系统,项目成本通过 OA 提交后,财务审批并打款后,成本会记录到项目中。

一旦成本报销超过预定的百分比或某个固定金额,审批需要到总监,避免成本过度超支。

3、进度同步

当里程碑任务执行完毕后,会通知到销售,并更新服务清单状态。销售就可以和客户沟通回款,结算后续合同款项,只有回款项目才算完结。

4、复盘

项目执行完毕之后,要进行项目复盘,总结项目经验,当再次接到类似需求,会做的更好。

项目复盘会从「执行效果」、「成本分析」和「客户满意度」 3 个角度回顾。

执行效果

会有一定的计算方法,比如说营销文章,通过触达人数、阅读人数、带货效果等角度,计算项目效果。

成本分析:避免无谓的成本浪费。

客户满意度评价:从客户评价和满意度,两个维度来衡量。

5、总结

项目执行是个复杂漫长的过程,涉及到的角色较多,流程也是很复杂。在整理这个流程的时候,也是花费了不少精力,踩了不少的坑。

只有深入到业务中,才能真正了解业务团队的工作流程,减少踩坑的风险。

本文由 新媒体之家 作者: 司马特小分队 发表,其版权均为原作者所有,文章内容系作者个人观点,不代表 新媒体之家 对观点赞同或支持,未经许可,请勿转载,题图来自Unsplash,基于CC0协议。
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