WMS系统 | 借领用、报损与盘点

关于领用借用、报损、盘点的业务大家都不陌生,它们涉及库内作业、OMS和财务的处理,像领用、报损涉及到费用承担部门,所以在审批上会更严格,盘点无论在仓还是门店都是非常重要的工作,本篇继续梳理下这几部分。

WMS系统 | 借领用、报损与盘点

公司业务不同,库内作业流程也会有区别,这里所说的也仅是根据个人的经验整理,也是一些基础的内容,初衷就是想通过总结提升下业务,同时希望于您能有一点收货。

领用与借用

领用就是因为促销、福利等工作需要,从公司领用可以领取的商品(实物或非实物),产生的费用根据领用用途确定其责任部门,最终由财务进行费用摊销。

借用与领用不同,有借就要有还,借用要确定其用途、预计归还时间,如果逾期未还可能还会产生费用,同时借用商品可能还会转为销售,此时就会产生收入。

在财务上领与借的不同就是,领用产生费用,一般是归属于销售费用或管理费用(费用类型有销售费用、财务费用、管理费用),借用需要先挂应收,待归还后会冲应收,如果转销售则会确认收入。

本篇重点是介绍库内作业,所以财务处理部分不过多阐述,大家在进行产品规划与系统设计时要考虑到以上内容就可以,对于财务系统一般首先要求单据要有明细记录,关键字段不可少,如日期、责任部门、商品、价格、数量等,有了这些FMS可以进行计算或出具报表。

会计分录是基于报表生成的(个人倾向于先有报表再作凭证集成,因为业务系统变化太快,如果在业务单据状态变化时就生成凭证可能还需要冲销)。

领用流程

WMS系统 | 借领用、报损与盘点

以上是一个简单的流程,首先业务部门通过内部OA系统或邮件进行申请,当内部审批后可以进行领用单的录入,然后经过部门审核,最后流转到财务进行审批确认。

这里要说明一下为什么要引入OA申请的审批的环节,主要考虑在OA中审批流比较完善,配置简单,可以引入多级审批,但内部开发的系统主要集中在业务流程上,审批相对简单。

对于领用主要是上图中用红色框起来的几部分,即转单、仓库出库和领用单状态更新。

领用出库也是一种出库类型,且领用单据不会像调拨等那么频繁,商品种类和数量那么多,所以不需要集中拣货、打包或特有的出库流程。

基于此,为了满足业务快速收到领用品的需要,领用单采用与销售订单相同的业务流程,这点与前期整理大客户订单时的转单类似,但这只是其一,还有一方面的考虑即领用虽然一般属于公司内部消耗,但是于供应商来说等同于销售出库,需要与供应商进行财务结算,这就是在整理FMS系统时所说的视同销售单据。

所以领用单据在财务审核通过后,可以调用订单生成接口转成销售订单,订单类型可以定义为领用单用以与其它订单区分,此部分订单会与普通订单一下进行下发、波次拣货、分拣、打包出库,在仓内则不必关注是否为领用单。

综上所述,对于领用主要是上位SCM系统中的功能设计,需要考虑领用单模块与OA系统的审批状态验证,领用单与转单后的订单进行关联,因为订单会进行拆单所以一个领用单可能对应多个订单「1:N」。

在这里不得不考虑库存占有的问题即领用单何时占用库存,保存领用单时,还是在财务审核后转单时才占用,如果在保存领用单时即占用,那么转销售订单时就不能重复占有,占用的环节不同对于系统实现复杂度是不同的,您倾向于在转单时统一占用,还是提前占有呢?

借用流程

基于领用流程来考虑借用流程,借用时经过「部门审批->财务审批->转单」然后由仓库拣货发货,整个流程都是通的,对于还回时同样也可以考虑采用退货订单的流程进行,保证商品可以还回入库,这里主要考虑单据类型使其区分开其它业务单据。

WMS系统 | 借领用、报损与盘点

借用包括出与入,而入的有的是部分还回,有的是全部还回,对于部分还回时则要考虑生成差异单,最终由财务系统进行核销。

关于借出时如果长期未还回,何时生成核销费用单转为销售收入呢?此部分可以根据预期还回时间进行预警,然后由业务部分进行确认是否可以还回。

在领用与借用时有成本,那么就要考虑成本费用,领用或借用时的价格如何获取?是取下单时的商品销售价还是取成本价做为出库价格呢,这个需要财务、业务共同确认。

一般情况下,建议取下单时的系统取销售价格或内部自定议销售价,这样如果与供应商结算也会比较清晰,在录入价格时要参考销售毛利率进行。

领用、借用流程可以与普通订单流程统一,但是对于一些细节则不得不考虑,用费用就会涉及部门利益,需要平衡,领用与借用比较多的场景如影棚拍照、市场促销推广等。

报损

WMS系统 | 借领用、报损与盘点

对于商品报损,可以分为有实物和无实物两种类型的处理,对于无实物无需仓内进行商品报损,主要由业务系统进行数据的处理。

无实物一般是指销售出库的商品由于质量或其它原因用户要求退货,但是由于商品的保质期等情况无需要进行回库,此种商品的处理便称之为无实物回库(虚拟商品的销售不会涉及实体仓)。

对于仓内的实物商品报损处理分为两种:返厂与报损出库「销毁」,有些残损商品还可以进行促销销售或内销,以上流程主要是返厂或报损出库的处理。

报损一般是由仓库发起,仓库管理人员会根据商品的残损程度(在库商品或退货入库商品)进行残损处理申请,先由业务部门审核,判断商品是否可以返厂,如果合同规定允许退货则一般会由采购人员录入退货返厂单,经过供应商确认,退货返厂单生效后下发到仓库,由仓库进行采退出库。

仓库管理人员会在发起报损前会将商品由正品货位转移到残损货位,避免产生销售订单,这就是库内的正转残,销售退货商品在入库先入到残损货位,然后经过质检如果可以销售则进行残转正。

对于残损商品无法返厂,那么一般要进行报损出库,此时需要界定责任部门,然后由财务审核,残损的成本一般是按照出库时的成本价进行计算。

WMS系统与上位ERP是两个系统,仓内先进行正转残,然后进行残损处理单申请,此时单据需要同步到上位系统进行审批,审批后再由仓库处理。

此时就需要考虑,两部分是否需要耦合这么紧,个人建议残转正后,商品便有了残品库存,此时仓库可以以邮件方式与采购进行沟通「EXCEL模板」,然后采购进行确认,可以批量导入ERP,审核后「返厂单或报损出库单」下发到WMS,由WMS按标准出库流程处理即可,注这些操作都是基于残损库存的操作。

几年前在IBM小型机分销商公司的仓库曾设计过残损处理,流程差不多,不过有些散件需要进行现场销毁拍照上传,记得当时成堆的砸软件光盘和一些已经过时的内存条、磁带等。

还是那句话,公司经营的商品不同,报损的处理流程也不同,生鲜食品残损率比较高,更多的是销毁,服装类则一般进行内销处理「《穿普拉达的女王》电影中奢侈品内销场景」。

盘点

盘点的概念和方式在网上可以搜出来很多,这里列出一个图供大家参考(内容来源于网络)。

WMS系统 | 借领用、报损与盘点

无论采用何种盘点方法,其目的都是为了保证实物与账面数量一致,经过盘点就会产生盘盈与盘亏,盘盈在财务上会冲销管理费用,盘亏则需要分析原因,确定责任部门,减少损失。

在这里要说明一下,盘点是根据WMS系统的商品库存数量为依据产生盘盈或盘亏,在电商系统中的库存有两或三部分。

WMS系统 | 借领用、报损与盘点

个人认为盘点的最终目的是为了记账的数据是准确的,但FMS库存是依赖于OMS的出入库流水,而OMS库存的增减则是由WMS接口根据仓内作业而产生的,所以WMS库存是基础。

再说下盘点过程,一般情况下分为初盘、复盘、终盘。

WMS系统 | 借领用、报损与盘点

初盘就是第一轮盘点,核对货位上的商品数量与WMS系统账上的数量是否一致,复盘则是根据初盘的结果,针对有差异的商品进行二次盘点,如果初盘与复盘时的数量不一致则会进行终盘,属于层层递进进一步核对的过程。

最早接触超市百货系统时,当时应用PDA的比较少,而且基本采用定期全盘的方式,白天销售晚上闭店盘点,手里拿着打印的盘点单进行数量的核对,最终最录入到系统中生成盘盈或盘亏单。

现在信息系统、网络非常发达,盘点可以利用手持进行,系统数据是实时的,准确度也大大提高,但现在电商的仓库基本上都是7X24小时工作,所以盘点一盘会采用分区轮盘。

这里还是要再提一下之前在分销商的仓库工作时的盘点方法即每天早上针对前一天有过出入库的货位进行重点盘点,每月进行一次大盘,当然这适合于商品货位不多,商品货位规划也是相对固定的场景。

一直觉得这种方式可以借鉴,这应该是动态盘点的一种方式,在出入库时不实时核对数量,而是推迟到第二天,降低出入库与盘点的影响;但对于拣货区不适合,因为商品与货位是N:N的,上架与拣货都是随机的,涉及的变动货位太多。

仓内盘点如此,对于门店商品由于涉及的SKU数少,货架也不多,可以采用不定期盘点方法,保证库存的准确。

WMS系统 | 借领用、报损与盘点

上图是一个简单的盘点流程供参考,对于仓内盘点的时候是否允许正常的销售订单拣货等操作,这也就是常说的盘点的时候是否需要锁定货位库存。

现在系统响应和无线网络非常快,可以满足实时的数据传输,无需锁定库存,但要注意生成盘盈盘亏单时的数据准确性,仓库的出与入都有数据流水,盘点也是一种出入库单据,按时间将数据记录完整,但是个人觉得还是采用锁定库存的方式更好些,您觉得呢。

盘点的目的是核对数据与实物的差异,没必要凭添系统的复杂度,需要核对投入与产出的成本。

总结

调拨、领用、借用、盘点等都涉及正品与残品的操作,其处理流程是相同的,梳理报损时主要是针对仓内和销退产生的无实物回库的处理。

在调拨的内容中提到过,调拨出库了但是未入库时,商品处理调拨在途状态,但是由于运输丢失、仓库少发、到货破损等可能会有损益的产生,记得对于少发或丢失曾说过倾向于在入库后进行盘亏处理,责任一般归属于目的仓。

还有一种方式,可以增加一种调拨损益单,即针对调拨在途的异常进行红冲处理,目的是减在途,同时根据责任方确认损失归属,这样就无需在调拨入库后再进行处理了。

以上说的这些单据处理都涉及FMS系统的处理,WMS、OMS、FMS几个系统始终是紧密相关的。

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